Par Boris Luneau

Conseils d'expert-comptable BNC #23 : Guide d'installation en libéral (Médecins, IDEL et kinés)

Cet article a vocation à présenter certains points méconnus ou qui font l’objet de questions récurrentes de kinés, médecins, infirmières… par le biais de conseils et points de vigilance, pour assurer une meilleure gestion de votre cabinet libéral, optimiser votre situation fiscale et sociale ainsi que pour réduire vos risques.

 

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J'Y VAIS !
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ETAPE 1 : Obtenir l’équivalence diplôme

Professionnel de santé, si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, il va falloir obtenir une équivalence de diplôme. Si vous êtes masseur-kinésithérapeute, voici un site internet détaillant cette étape : https://blog.appines.fr/equivalence-de-diplome-pour-les-kinesitherapeutes/

ETAPE 2 : Ouvrir un compte à usage professionnel

En tant que professionnel libéral, et donc chef d’entreprise, vous allez avoir une comptabilité à tenir.

En une phrase, la comptabilité est d’une manière générale l’enregistrement de tout ce qui est entré ou sorti de votre compte bancaire « professionnel » (CB, prélèvements et chèques) et de votre caisse espèces, ainsi que des dépenses professionnelles réalisées avec vos moyens de paiement privés, peu important à ce stade que ces sommes soient imposables ou déductibles, qu’elles soient privées ou professionnelles.

Il est donc fortement conseillé d’avoir un compte bancaire distinct de votre compte privé afin de faciliter ce suivi en séparant vos mouvements professionnels et privés.

Il est inutile (et surtout non-obligatoire) de souscrire à une offre de compte professionnel, aussi un second compte courant (à usage dédié à votre activité professionnelle) est suffisant.

ETAPE 3 : Souscrire un contrat d’assurance Responsabilité civile professionnelle (RCP)

L’assurance RCP est obligatoire pour tout professionnel paramédical et médical exerçant en libéral, quel que soit votre mode d’exercice.

Ce contrat a pour objet de garantir les conséquences pécuniaires de la responsabilité encourue par le professionnel de santé lors de dommages corporels et/ou matériels occasionnés à un patient.  Cette RCP peut être étendue aux dommages causés dans l’exploitation de votre local professionnel (ex : chute d’un patient dans la salle d’attente). Cette responsabilité, appelée responsabilité civile exploitation est le plus souvent incluse dans le contrat RCP. Il faut savoir qu’un professionnel de santé reste civilement responsable de ses actes pendant 10 ans (voire plus pour les actes sur des enfants mineurs) après consolidation du dommage causé.

Les principaux acteurs du marché vous proposent des offres à tarif préférentiel pour vos premières années d’exercice libéral (ex : MACSF, LA MEDICALE, GPM) mais vous pouvez aussi vous rapprocher de votre banque/assureur habituel (attention toutefois à ce que le contrat soit particulièrement adapté aux risques spécifiques de votre profession, pour cela un conseiller-courtier est une solution très intéressante).

ETAPE 4 : Souscrire un contrat de prévoyance, de complémentaire santé et de plan d’épargne retraite individuel

En tant que professionnel libéral, vous aurez un statut de « travailleur non salarié » (TNS), qui comme son nom l’indique vous accorde des droits sociaux et vous impose des obligations (dont les charges/cotisations sociales) différents de ceux des travailleurs salariés.

Il est facultatif (mais recommandé) de compléter vos garanties minimale, c’est-à-dire celles fournies par l’Etat en contrepartie de vos cotisations sociales auprès de l’URSSAF et de la CARPIMKO (pour les infirmiers, infirmières et masseurs-kinésithérapeutes) avec des contrats privés, afin d’améliorer vos prises en charge.

Prévoyance : Il s’agit de compléter votre maintien de revenus ainsi que de vous garantir des ressources pour faire face à vos charges de fonctionnement d’entreprise (frais fixes tels que loyer, charges sociales et immobilières, remboursement de prêt, cotisations aux régimes obligatoires) en cas d’arrêt de travail temporaire entraînant une perte de revenus.

Pour vous aider dans la comparaison des différentes offres de prévoyance, voici un article que j’ai rédigé : https://octomed.fr/conseils-expert-comptable-bnc-12-la-protection-sociale/

Complémentaire santé / Mutuelle santé : Il s’agit de compléter la couverture de vos frais médicaux, chirurgicaux, pharmaceutiques, d’optique et dentaires consécutifs à une maladie ou à un accident.

Retraite : Il s’agit de compléter votre pension de retraite (plutôt faible au regard de vos revenus d’activité), notamment avec un Plan d’Epargne Retraite (PER In) au-delà de toute stratégie d’épargne-investissement.

ETAPE 5 : Souscrire un contrat d’assurance « multirisque » du cabinet professionnel

L’assurance multirisque est nécessaire si vous décidez de vous installer (devenir titulaire, et non pas être au statut remplaçant, assistant ou collaborateur libéral) et a pour but de préserver votre outil de travail et son contenu ainsi que de couvrir les dommages que vous pourriez causer aux tiers, en cas d’incendie, dégât des eaux, dysfonctionnements électriques, bris de glace, tempête, catastrophe naturelle, explosion, vol, tentative de vol et/ou acte de vandalisme…

Vous pouvez également parfois choisir en option :

  • Une garantie bris de matériel pour votre matériel informatique ou vos équipements/machines ;
  • Une garantie pertes d’exploitation permettant la prise en charge de certains frais et une compensation de perte d’honoraires en cas d’interruption temporaire (totale ou partielle) de votre activité professionnelle à la suite d’un dommage matériel indemnisé (parfois cette garantie est proposée accessoirement à votre contrat de prévoyance facultative).

ETAPE 6 : Bien choisir votre lieu d’exercice (les aides à l’installation)

Avant de vous installer, il faut se renseigner sur le zonage de l’Agence Régionale de Santé (ARS), qui détermine vos possibilités et aides d’installation dans une zone donnée. En effet, les avenants n°5 et 6 de la convention nationale ont instauré des conditions spécifiques d’accès au conventionnement afin de favoriser l’installation et le maintien de l’activité des kinésithérapeutes dans les zones sous-dotées et très sous-dotées (aides) et réguler l’installation dans une zone sur-dotée (principe dit du « 1 pour 1 » : un nouvel installé seulement suite à un confrère quittant la zone).

Il existe différentes aides forfaitaires annuelles versées par l’Assurance Maladie, lorsque vous exercez dans des zones sous-dotées ou très sous-dotées en masseurs-kinésithérapeutes (voir avec l’Agence Régionale de Santé pour le zonage) :

  • Le contrat incitatif masseur-kinésithérapeute (CIMK) ;
  • Le contrat d’aide à la création de cabinet de masseurs-kinésithérapeutes (CACCMK) ;
  • Le contrat d’aide à l’installation des masseurs-kinésithérapeutes (CAIMK), qui est possible également pour les assistants ou collaborateurs 34 000 euros versés en 5 fois sur 5 ans.

Pour en savoir plus : https://www.ameli.fr/masseur-kinesitherapeute/exercice-liberal/vie-cabinet/aides-installation-maintien-activite-zones-deficitaires

Il existe différentes aides forfaitaires annuelles versées par l’Assurance Maladie, lorsque vous exercez dans des zones très sous-dotées en infirmiers et infirmières (voir avec l’Agence Régionale de Santé pour le zonage) :

  • Le contrat d’aide à l’installation infirmier (CAII) ;
  • Le contrat d’aide à la première installation infirmier (CAPII), 37 750 euros versés sur 5 ans ;
  • Le contrat d’aide au maintien infirmier (CAMI).

Pour en savoir plus : https://www.ameli.fr/infirmier/exercice-liberal/vie-cabinet/installation-liberal/processus-installation

Il existe différentes aides forfaitaires annuelles versées par l’Assurance Maladie, lorsque vous exercez dans des zones sous-dotées en médecins :

  • Le Contrat d’Engagement au Service Public (CESP) pour internes en médecine ;
  • Le contrat d’aide à l’installation des médecins (CAIM) en zones sous-dotées ;
  • Le contrat de stabilisation et de coordination pour les médecins (COSCOM) ;
  • Le contrat de solidarité territoriale médecin (CSTM).

Les contrats démographiques ne se cumulent pas entre eux, c’est-à-dire :

  • entre contrats démographiques d’une même catégorie (ex : deux CAIM) ;
  • entre contrats démographiques de différentes catégories (ex : CAIM et CSTM) ;
  • entre anciens et nouveaux contrats démographiques (ex : OSST et CSTM).

Et d’autres aides :

  • La prise en charges des cotisations sociales en cas d’installation en zone sous-dense (fin 31/12/22) ;
  • Le contrat de début d’exercice ;
  • Les exonérations fiscales sur la mission de permanence des soins ambulatoires et la cotisation foncière des entreprises.

Pour en savoir plus : https://www.ameli.fr/medecin/exercice-liberal/vie-cabinet/aides-financieres/pratique-zones-sous-dotees

Il existe également deux exonérations d’impôts possibles, en cas d’installation en Zone de Revitalisation Rurale (ZRR) ou en Zone Franche Urbaine (ZFU), qui vous permettent 5 années d’exonération totale suivies de 3 années d’exonération dégressive. Il est recommandé de suivre la procédure de « rescrit fiscal » avant le début de votre activité dans une ZRR/ZFU afin de vous assurer le bénéfice du dispositif.

ETAPE 7 : Signer votre contrat (remplaçant, assistant, collaborateur rachat)

Pour trouver une offre, il est fréquent d’avoir recours à :

Il est important de signer un contrat écrit afin de posséder une trace écrite de vos droits et obligations, en cas de litige ultérieur, dont vous devrez ensuite transmettre copie de votre CDO d’exercice.

1. Le remplacement

Vous remplacez des confrères installés pendant leurs absences et télétransmettrez vos factures (CPAM et mutuelles) directement depuis le logiciel de votre titulaire grâce à une CPS « remplaçant » (si vous effectuez des remplacements à titre exclusif).

Le titulaire perçoit (toujours) les honoraires et vous reverse ensuite une rétrocession dont le pourcentage est fixé dans le contrat de remplacement (il est souvent d’environ 70%, parfois de 80%, ce qui signifie que le titulaire conserve 30 à 20 % de vos honoraires en contrepartie de la mise à disposition de son local, ses équipements, sa patientèle…) et que vous enregistrerez en « honoraires » dans votre comptabilité.

Les conventions nationales conclues entre l’assurance maladie et les professionnels de santé précisent que ces professionnels de santé, lorsqu’ils remplacent des professionnels conventionnés, adoptent la situation de ces derniers au regard de la convention durant les périodes de remplacement. Un professionnel de santé remplaçant n’est pas conventionné en tant que tel mais il exerce dans le cadre de la convention.

Attention aux éléments contractuels suivants :

  • La durée du remplacement ;
  • Le pourcentage convenu de rétrocession ;
  • Le mode de rémunération ;
  • La clause de non-concurrence.

2. L’assistanat ou la collaboration libéral

La collaboration est similaire à l’assistanat, sauf sur un point essentiel : le collaborateur, à la différence de l’assistant, peut développer sa propre patientèle (qui lui « appartiendra » après la fin du contrat et pourra donc légalement suivre le professionnel sur son futur lieu de travail). De ce fait, cette activité est considérée d’un point de vue fiscal comme une création (et non une reprise d’activité antérieur), ce qui permet au collaborateur, à la différence de l’assistant, de bénéficier de l’exonération d’impôt « ZRR » (l’exonération « ZFU » étant quant à elle autorisée aux deux statuts, ainsi qu’aux remplaçants en lien avec la durée d’exonération restante du titulaire).

Vous facturez avec votre propre carte CPS et encaissez vous-même vos honoraires directement auprès de vos patients.

Attention aux éléments contractuels suivants :

  • Votre statut, « assistant ou collaborateur », si vous envisagez de vous installer en ZRR
  • La clause de non-réinstallation ou non-concurrence avec une limite géographique (nombre de kilomètres autour du cabinet) et/ou temporelle (durée en mois ou années durant laquelle cette interdiction sera effective) ;
  • Le montant annuel de la redevance : si votre titulaire perçoit plus de 34 400€ (seuil 2022, plus élevé temporairement dans les DOM-TOM) de redevances sur l’année, de la part de ses assistants/collaborateurs, et faisant fi des différents gains divers éventuels entrant dans le champ de la TVA, alors votre redevance serait soumise et donc majorée de la TVA à 20% ! Et votre statut ne vous permet pas de récupérer cette TVA auprès de l’Etat contrairement à d’autres types d’entreprises, aussi c’est une perte non négligeable pour vous… ;
  • Les modalités de détermination de la redevance, car bien que souvent un montant proportionnel à votre CA facturé ou encaissé, vous pouvez essayer de négocier un montant « fixe » mensuel ou un montant « plafond ».

3. L’installation (titulaire)

Vous exercez dans votre propre local, loué ou acheté, avec une patientèle créée ou « achetée » (que vous pourrez éventuellement revendre lorsque vous cesserez votre activité), et vous pouvez vous entourer de remplaçants, assistants, collaborateurs et salariés. En cas de rachat, le terme juridique exact est l’achat d’un « droit de présentation de patientèle », en effet les patients sont et demeurent libres dans le choix de leurs praticiens, aucun contrat ne les liant à leur masseur-kinésithérapeute, aussi seule la prestation de présentation de ses patients à un confrère, avec un certain nombre de droits et obligations afférents, peut être proposée). Il faut un contrat de cession écrit, prévoyant notamment une clause de non-réinstallation/non-concurrence, et qui doit être enregistré auprès du centre des impôts.

ETAPE 8 : S’inscrire au tableau de l’Ordre des Médecins, Masseurs-Kinésithérapeutes ou des Infirmiers

Masseurs-kinésithérapeutes :

Les démarches d’inscription au tableau de l’Ordre des Masseurs-Kinésithérapeutes sont à réaliser auprès du Conseil Départemental de l’Ordre des Masseurs-Kinésithérapeutes (CDO) de votre futur lieu d’exercice (pour les titulaires, collaborateurs et assistants) ou au CDO de votre lieu de résidence si vous êtes remplaçant. Après décision favorable pour votre inscription au tableau, le CDO vous délivrera une attestation d’inscription sur laquelle figure votre n° RPPS (Répertoire partagé des professionnels de santé).

Pour en savoir plus (contact CDO, dossier et pièces justificatives demandées) :

https://www.ordremk.fr/je-suis-kinesitherapeute/exercice/minscrire-a-lordre/demarches/

https://www.ordremk.fr/accueil/trouver-mon-cdo-cro/

Bonne nouvelle : Vous êtes exonérés de cotisation pour l’année d’obtention de votre diplôme puis bénéficiez d’une remise de 50% l’année suivante.

Infirmières / Infirmiers  :

Les démarches d’inscription au tableau de l’Ordre des Infirmiers vous permettent d’obtenir une attestation d’inscription à l’Ordre (et une autorisation de remplacement le cas échéant).

https://www.ordre-infirmiers.fr/leservices-rendus-par-lordre/inscription-a-lordre.html

Médecins :

Les démarches d’inscription auprès du Conseil départemental de l’Ordre des médecins vous permettent d’obtenir une attestation d’inscription à l’Ordre (et une licence de remplacement le cas échéant).

https://www.conseil-national.medecin.fr/medecin/carriere/sinscrire-tableau-lordre

ETAPE 9 : S’inscrire auprès de l’Assurance Maladie

Il faut déclarer et faire enregistrer votre activité libérale auprès de l’Assurance Maladie, en prenant rendez-vous avec un conseiller de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), afin de pouvoir :

  • Être inscrit au registre des professionnels de santé (RPPS), et d’obtenir un numéro Assurance Maladie ;
  • Recevoir des feuilles de soin à votre nom ;
  • Être affilié à titre personnel à la sécurité sociale ;
  • IDEL : obtenir une attestation de validation de l’expérience professionnelle (si les conditions d’exercice sont remplies : diplôme d’Etat d’infirmier, conditions d’expérience professionnelle de 18 mois, soit un total de 2 400 heures de temps de travail effectif, dans les six années précédant la date de demande de remplacement, dans un établissement de soins, une structure de soins ou au sein d’un groupement de coopération sanitaire…) ;
  • Valider la commande de votre carte de professionnel de santé (CPS), que vous recevrez automatiquement de l’Agence du Numérique en Santé (ANS), sachant qu’il est possible d’obtenir une CPS de remplaçant si vous êtes inscrit à l’Ordre en tant que remplaçant exclusif. Le délai d’obtention d’une carte est estimé à 10 jours ouvrés à partir de la date de réception de votre dossier complet (attention le délai est parfois rallongé depuis le Covid…). Sachez que Dans l’attente de la réception de votre CPS, vous pourrez utiliser les feuilles de soins du titulaire sur lesquelles sera barré le pavé d’identification et indiquant son nom et la mention « remplaçant », cependant ce sera à votre titulaire de signer les facturations (sinon il pourrait s’agir d’un « faux » et « usage de faux »).

Pour en savoir plus :

http://www.paps.sante.fr

https://installation-idel.ameli.fr/installation_idel

https://installation-kine.ameli.fr/installation_kine

https://installation-medecin.ameli.fr/installation_medecin

https://www.ameli.fr/infirmier/exercice-liberal/vie-cabinet/installation-liberal/processus-installation

https://www.ameli.fr/masseur-kinesitherapeute/exercice-liberal/vie-cabinet/installation-liberal

https://www.ameli.fr/medecin/exercice-liberal/vie-cabinet/installation-liberal

Selon la CPAM de votre lieu d’exercice, les formalités de création de votre entreprise (afin que celle-ci est une existence légale puis soit connue des services de l’Etat, de l’administrations fiscale pour vos impôts professionnels et de vos organismes de cotisations sociales que sont la CARPIMKO et l’URSSAF) pourront soit être réalisées à ce moment, soit être à réaliser ensuite (cf. étape 11). Attention au régime fiscal et social que vous allez choisir au moment de créer votre entreprise (cf. étape 12). Spécificité régime spécial médecin remplaçant (RSPM) : une immatriculation automatique à l’URSSAF et à la CARMF via le site dédié !

ETAPE 10 : S’inscrire auprès des mutuelles complémentaires

En complément de votre conventionnement avec l’Assurance Maladie, vous pouvez aussi vous faire conventionner avec les différentes Assurances Maladies Complémentaires (mutuelles) afin de leur télétransmettre des DRE (Demandes de Remboursement Électronique) et ainsi vous diriger vers le tiers-payant « intégral » (zéro paiement du patient si zéro reste à charge après prise en charge CPAM et mutuelle). Pour cela, vous devez de signer une convention via le portail Inter-AMC afin de vous identifier auprès d’elles en tant que professionnel de santé.

Pour en savoir plus : http://www.tpcomplémentaire.fr

ETAPE 11 : Créer son entreprise (pour inscription auprès de l’administration fiscale, de l’URSSAF et de la CARPIMKO)

Dans les huit jours suivant votre début d’exercice libéral, vous devez faire une déclaration d’activité auprès de l’Union de Recouvrement Sécurité Sociale et Allocation Familiale (URSSAF) qui est chargée de collecter les cotisations sociales et les éventuelles charges sociales pour tous les professionnels de santé indépendants.

Voici le lien pour créer votre entreprise : https://www.cfe.urssaf.fr/saisiepl/CFE_Declaration

Suite à cette déclaration, l’URSSAF informera l’administration fiscale et la CARPIMKO (vous pouvez toutefois les contacter en parallèle pour vous assurer du succès de la transmission), qui est l’organisme chargé de vos retraites et de votre prévoyance, de la création de votre entreprise.

Vous recevrez ensuite :
– Un courrier d’affiliation et votre premier appel de cotisations provisionnelles de l’URSSAF ;
– Un courrier d’affiliation et votre premier appel de cotisations provisionnelles de la CARPIMKO ;
– Un courrier indiquant le statut fiscal de votre entreprise ainsi qu’un questionnaire relatif à vos locaux professionnels pour déterminer le montant de votre cotisation foncière des entreprises (CFE).

Pour en savoir plus sur la CARPIMKO : https://www.carpimko.com/Portals/0/Je%20m%27installe%20en%20activite%20liberale%20-%20mars%202021.pdf

Bonne nouvelle : Vous bénéficiez d’exonérations de cotisations sociales pour vos 12 premiers mois d’activité (exonération « ACRE »). Les modalités de calcul sont cependant différentes selon l’URSSAF et la CARPIMKO (du fait d’une date d’inscription officielle différente, la CARPIMKO vous considérant cotisant seulement à partir du 1er jour du trimestre civil suivant la date de création officielle de votre entreprise), aussi Il peut être intéressant d’optimiser cette date de création afin de bénéficier de l’ACRE (ex : créer en date du 29/06 ou du 01/07 selon votre situation). Mais attention, il ne s’agit que d’appels provisionnels ou autrement dit d’acomptes, il faut donc bien penser à la régularisation à intervenir en N+1 (ce pourquoi il est souvent recommandé de ne prélever « que » 50% de vos recettes et de laisser le reste sur votre compte professionnel ou un compte d’épargne).

Bonne nouvelle n°2 : Vous êtes exonéré de CFE la première année d’activité, ensuite son montant varie selon statut, votre lieu d’exercice, votre local et votre chiffre d’affaires (bien souvent entre 150 et 600 € pour les non-titulaires).

Attention au régime fiscal et social que vous allez choisir au moment de créer votre entreprise (cf. étape 12). A savoir, le fameux régime dit « micro-entreprise », « micro-entrepreneur », « auto-entrepreneur » ne pouvant pas s’appliquer à votre profession).

ETAPE 12 : Faire les bons choix pour optimiser ses impôts et ses charges sociales

La majorité d’entre vous exercera son métier en tant que profession libérale, ce qui signifie que vous allez devoir créer une entreprise, et deviendrez donc de ce fait « chef d’entreprise », soumis à certaines déclarations fiscales, juridiques et sociales (avec certaines options vous permettant d’optimiser votre situation sur le plan de vos droits et obligations).

Votre activité étant de nature civile, vos bénéfices relèvent de la catégorie de revenus appelée « bénéfices non commerciaux » (BNC). Votre bénéfice sera retenu pour le calcul de votre impôt sur les revenus et vos cotisations sociales.

Au début de votre activité, une question essentielle : Dois-je opter choisir le régime réel (autrement appelé régime de la « déclaration contrôlée » ou « 2035 ») ou le régime micro (autrement appelé régime spécial) ? Quelle différence ?

Comment est calculé votre bénéfice au régime micro-BNC ?

Votre bénéfice est déterminé en retenant vos recettes desquelles sont déduites un montant de dépenses dit « forfaitaire » correspondant à 34% de vos recettes. Cet abattement tient compte de toutes les charges, y compris les redevances de collaboration, les cotisations sociales, les frais de déplacement, les dépenses de formation, les amortissements…

Bon à savoir :

  • Si vous êtes assistant ou collaborateur, il est très probable que le régime réel soit plus intéressant, ce dès la première année, car la redevance que vous versez à votre titulaire (souvent 30% de vos honoraires) et vos différentes charges (cotisations URSSAF, CARPIMKO, frais de véhicule, cotisations RCP et ordinale…) vous conduisent à privilégier le régime réel plutôt qu’un abattement forfaiture de 34%, afin de payer moins d’impôts et de cotisations sociales !
  • Si vous êtes remplaçant, le régime micro-BNC peut a priori s’avérer plus intéressant, car ici le montant conservé par le titulaire en amont de la rétrocession d’honoraires n’est pas considéré comme une charge. Cependant, il est conseillé de tenir une comptabilité dès votre démarrage afin de vous en assurer (afin d’être en mesure de pouvoir comparer vos dépenses réelles avec l’abattement forfaitaire) et vous prémunit également en cas de changement de statut en cours d’année ou de dépassement du plafond de recettes micro-BNC, ainsi que d’être accompagné par un expert pour toutes vos questions et autres déclarations (juridiques, fiscales, patrimoniales et sociales).

Comment est calculé votre impôt au régime réel ?

Dans un premier temps, votre bénéfice net est déterminé par l’excédent de vos recettes effectivement encaissées sur les dépenses professionnelles fiscalement déductibles effectivement décaissées du 1er au 31 janvier (CGI art. 12 et 93), en tenant uniquement compte de la date de règlement, sans tenir compte de la date réelle de la prestation. Si vos dépenses sont supérieures à vos recettes, le résultat est appelé déficit et sera imputé sur le revenu global de votre foyer fiscal (de l’année N, avec possibilité d’imputer le reliquat jusqu’à la 6ème année).

Dans un second temps, ce bénéfice « de trésorerie » est « corrigé » de charges non décaissées (la « dotations aux amortissements », les frais de blanchissage, les indemnités kilométriques) ainsi que diverses réintégrations ou déductions (ex : exonérations, plus ou moins-values, réduction d’impôts pour frais de comptabilité, chèques vacances…).

Alors comment choisir ?

Voici 3 questions essentielles à se poser pour bien choisir votre régime fiscal et social (ou autrement dit, payer le moins d’impôts et de cotisations possible) :

1/ Est-ce que vos recettes des dernières années (montant proratisé pour votre première année d’activité) sont inférieures à 72 600 € (seuil 2022) ou 77 700 € (seuil à compter du 01/01/23) ?

Si oui, vous êtes éligible au régime micro-BNC, si non, vous êtes impérativement soumis au régime réel (avec une exception les 2 premières années civiles de votre création d’entreprise). Dans votre cas, en tant que jeunes diplômés, vous pourrez donc vraisemblablement opter pour le régime micro-BNC.

2/ Etes-vous en ZRR ?

Si oui, vous avez intérêt à opter pour le régime réel afin de bénéficier des avantages fiscaux (le régime micro-BNC ne permet pas de bénéficier des exonérations d’impôts telles que celles de la ZRR, ni de manière plus générale des divers réductions et crédits d’impôts tels que la réduction d’impôt pour frais de comptabilité ou le crédit d’impôt formation du chef d’entreprise qui au total peuvent avoisiner les 1 750 €/an !)

3/ Est-ce que vos charges représentent plus de 34% de vos recettes ?

Si oui, vous avez certainement intérêt à opter pour le régime micro-BNC (en effet, vous pourrez ainsi déclarer un bénéfice moins élevé et donc payer moins d’impôts et de cotisations sociales)

Bon à savoir : Vous êtes automatiquement au régime micro-BNC lors de votre création d’entreprise sauf si vous avez indiqué régime réel lors de vos formalités de création auprès de la CPAM ou sur cfe.urssaf.fr. Vous pouvez vérifier le régime fiscal considéré par l’administration fiscale sur le document d’affiliation reçu de votre service des impôts des entreprises ou tout simplement en les contactant. Si vous souhaitez opter pour le régime réel, il vous suffira de déposer une déclaration 2035 dans les délais (avant fin avril), cette option étant valable 1 an et reconduite tacitement, sauf dénonciation avant fin avril de l’année N pour votre déclaration réalisée en N+1 au titre de vos revenus N. En conséquence, si vous avez opté pour le régime réel alors que le régime micro-BNC vous est plus favorable, rapprochez-vous de l’administration fiscale pour solliciter une modification dans les plus brefs délais.

Quelles sont les recettes taxables ?

Les recettes taxables sont d’une manière générale les sommes encaissées par le professionnel en contrepartie des prestations fournies à ses patients, au cours de l’année civile (du 1er au 31 janvier), en tenant uniquement compte de la date de règlement, sans tenir compte de la date réelle de la prestation.

Voici les principales recettes (liste non exhaustive) :

  • Honoraires conventionnés (dont vos honoraires nets de rétrocession, perçus de la part de votre titulaire, si vous êtes remplaçant)
  • Honoraires non conventionnés (ex : actes hors convention, massage bien-être, coaching, cours et leçons de gymnastique et de formation continue, vacations, ostéopathie… ;
  • Gains divers : sommes encaissées dans le cadre de l’activité libérale sans constituer la rémunération d’une prestation (redevances de collaboration encaissées, vente de produits, aides versées par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM), indemnisation du Fond Interprofessionnel de Formation des Professionnels Libéraux (FIF PL) ou Agence Nationale du Développement Professionnel Continu (ANDPC), prestations sociales de maternité et de paternité, indemnités journalières versées dans le cadre d’un contrat de prévoyance Madelin, le forfait d’aide à la modernisation et l’informatisation du cabinet (un montant de 490 € / an facilement obtenable, pour en savoir plus : https://www.ameli.fr/masseur-kinesitherapeute/exercice-liberal/vie-cabinet/forfait-d-aide-la-modernisation-et-informatisation)…;
  • Cession d’un bien professionnel, autrement appelé « immobilisation » (toutefois les modalités de calcul de l’impôt correspondant à ces recettes sont déterminées en référence au régime des plus-values professionnelles et non pas de l’impôt sur les revenus, pour en savoir plus : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F33162).

Les montants suivants, appelés des « apports personnels », ne sont pas considérées comme des recettes et ne sont donc pas taxables :

  • Sommes transférées depuis votre compte privé pour vos besoins professionnels ;
  • Frais payés à l’aide de votre compte privé pour des dépenses professionnelles ;
  • Prêt professionnel (capital emprunté).

Quelles sont les charges déductibles ?

Les charges déductibles sont d’une manière générale les dépenses nécessitées par l’exercice de votre profession, décaissées au cours de l’année civile d’imposition (du 1er au 31 janvier), en tenant uniquement compte de la date de règlement, sans tenir compte de la date réelle de la prestation.

Voici les principales charges (liste non exhaustive) :

  • Intérêts d’emprunt (patientèle, local, véhicule, matériel) car seuls les intérêts sont déductibles (la partie de l’échéance relative au capital remboursé n’est pas déductible, cependant la valeur du bien professionnel financé est déductible via un amortissement dans les limites propres à la nature du bien, ex : auto ou immobilier) ;
  • Honoraires rétrocédés / redevances de collaboration versées ;
  • Fournitures de bureau : papier, stylos, matériel de bureau, feuilles, cartouches d’encre… ;
  • Petit matériel professionnel (mobile, ordinateur…), petit matériel médical et produits d’entretien ;
  • Loyer professionnel charges comprises, logiciels ;
  • Assurance multirisque cabinet, local professionnel et responsabilité civile professionnelle ;
  • Documentation professionnelle (abonnements, ouvrages, livres, revues, magazines) ;
  • Frais de formation professionnelle ;
  • Honoraires avocat, expert-comptable… ;
  • Voyages et déplacements pro (péages, train, avion, parking, hôtel, repas…) ;
  • Frais de restauration : seul (pour les journées d’activité et si la distance ne permet pas un retour au domicile) entre 5,00 € et 19,40 € par repas (chiffres 2022) ;
  • Frais de restauration : il faut bien penser à noter le nom/prénom des invités et objet de la réunion/repas au dos du ticket de caisse en cas de contrôle fiscal ;
  • Chèques vacances : 2 plafonds différents (fiscal près de 1 500€ et social près de 500€) ;
  • Frais de blanchissage (linge pro) : vous pouvez déduire le lavage de votre blouse et de votre linge professionnel (draps, serviettes, torchons…) que vous effectuez vous-même à votre domicile avec votre propre machine à laver, selon tarif d’un pressing local (sans pliage ni repassage), sur devis ou facture ;
  • Frais de véhicule : soit les indemnités kilométriques soit les intérêts d’emprunt, loyer, assurance, carburant, réparations ; voici un article plus détaillé pour en savoir plus https://octomed.fr/conseils-dexpert-comptable-bnc-11-les-frais-de-vehicule/ ;
  • Cotisations : AGA, syndicats, associations… ;
  • Frais postaux et télécommunications : timbres, forfait mobile et fixe… ;
  • Frais bancaires ;
  • Impôts : Cotisation foncière des entreprises (CFE)… ;
  • Cotisations sociales : RSI, URSSAF, CARPIMKO, CARMF, CIPAV, CARCDSF, cotisations facultatives prévoyance, retraite, chômage, mutuelle (plafond de déductibilité à calculer) ;
  • Les autres dépenses nécessaires pour pouvoir exercer votre activité.

Dans l’éventualité où le caractère professionnel d’une dépense ne serait que partiel (ce que l’on appelle les « dépenses mixtes » ou « frais mixtes »), il faut retenir en déduction uniquement la quote-part d’usage à titre professionnel.

Les dépenses effectuées pour acquérir des biens qu’il convient d’amortir sur plusieurs années (véhicule, local professionnel, matériel et équipement médical, agencements…) et/ou d’une valeur supérieure à 500 € ht (600 € ttc avec une TVA à 20%), sont décaissées l’année de l’achat mais déductibles sur la durée d’amortissement (durée correspondant à la durée d’utilité ou d’usure du bien, selon des durées moyennes recommandées par type de bien) selon un calcul prorata temporis.

Les montants suivants, appelés des « prélèvements personnels », ne sont pas considérées comme des recettes et ne sont donc pas taxables (en effet, ils sont considérés comme un acompte prélevé sur votre bénéfice annuel, qui lui sera taxé) :

  • Sommes transférées sur votre compte privé pour vos besoins personnels (votre « salaire ») ;
  • Frais payés à l’aide du compte professionnel pour des dépenses privées ou non-déductibles (ex : les frais de carburant si vous avez opté pour les indemnités kilométriques ou l’impôt sur le revenu si vous le payez à l’aide du compte professionnel).

Ainsi, il peut donc y avoir une « distorsion » entre votre bénéfice déclaré, quel que soit le régime fiscal choisi, notamment du fait des dépenses déductibles non décaissées ou encore des dépenses décaissées mais non déductibles (soit totalement ou partiellement soit à répartir sur plusieurs années).

ETAPE 13 : Remplir les formalités de chef d’entreprise

1/ Le suivi comptable (respect des règles fiscales du champ des BNC et de la comptabilité dite « de trésorerie »)

La tenue d’un livre journal

Le livre journal des recettes et dépenses doit être servi au jour le jour, par ordre de date et présenter le détail des recettes (CGI art. 99) et des dépenses, ventilées ans le respect de la nomenclature comptable à laquelle vous êtes soumise.

Le livre journal doit comporter l’identité des patients, le montant perçu, le mode de paiement (chèque, virement ou espèces), la nature des prestations.

Sur support papier, il doit être tenu sans rature ou surcharge, de façon indélébile. Sur support informatisé, il doit être tenu selon les exigences fixées par l’administration (options du logiciel informatique et fourniture d’un Fichier des Ecritures Comptables (FEC) conforme au cahier des charges fiscal. Votre logiciel de facturation et de télétransmission vous permet de suivre vos avis de paiements de la Sécurité Sociale, appelés « retours NOEMIE » afin de faciliter le suivi de vos recettes facturées et encaissées.

La pratique d’un enregistrement global quotidien de vos recettes est formellement prohibé, à l’exception des recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € et à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations soient conservés.

La non-application de ces principes peut constituer une présomption de comptabilité irrégulière et entraîner des conséquences dramatiques.

Les dates d’inscription en comptabilité diffèrent selon le mode d’encaissement ou de décaissement :

  • Carte bancaire : date de validation du paiement (même en cas de débit différé) ;
  • Virement bancaire : date de l’inscription au crédit ou débit du compte ;
  • Chèque ou TIP : date de remise ou d’émission du chèque ou TIP (Titre Interbancaire de Paiement) en main propre au bénéficiaire (ex : chèque émis le 31/12/N comptabilisé sur N même si encaissé ou décaissé sur N+1) ;
  • Espèces : date de remise effective des espèces au bénéficiaire ;
  • Bordereau : date de remise du bordereau à la banque ;

La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements

Le registre des immobilisations et des amortissements mentionne l’ensemble des biens affectés à votre exercice professionnel avec pour chacun la date d’acquisition, la nature, le prix de revient, le mode d’amortissement (linéaire ou dégressif), le taux, le détail des amortissements annuels, ainsi que le prix et la date de cession ou de réintégration dans le patrimoine privé.

Le rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est l’opération permettant de s’assurer de la concordance entre le solde bancaire en comptabilité et celui de vos relevés bancaires, puisque votre comptabilité doit reprendre l’intégralité de vos mouvements bancaires de l’année afin de les catégoriser.

La sauvegarde et l’archivage

Chaque enregistrement comptable (recette et dépense) doit être appuyé d’une pièce justificative (factures, actes d’acquisition ou de cession…), comportant parfois certaines mentions obligatoires (ex ; frais de repas invités, frais de route, frais de blanchissage…)

Bon à savoir :
1/ la tenue d’une comptabilité sur Excel ne présente un caractère régulier, sincère et probant (absence de validation des écritures) et n’est pas donc pas conforme sur le plan fiscal

2/ La réalisation d’une mission dite d’Examen de Conformité Fiscale confiée à votre expert-comptable, permet de vous assurer de détenir une comptabilité aux normes et de réduire très fortement le risque de subir un contrôle fiscal et, dans l’éventualité rarissime d’un contrôle éventuel, de ne pas subir de pénalités ni majorations en cas d’anomalies relevées

3/ La déclaration des redevances et honoraires versés ou DAS2

Pour en savoir plus : https://www.impots.gouv.fr/formulaire/das2/etat-des-honoraires-vacations-commissions-courtages-ristournes-et-jetons

4/ La déclaration de bénéfice :

Le régime de la déclaration contrôlée induit le dépôt chaque année d’une déclaration 2035, déclaration sur laquelle seront détaillés les montants des recettes et des dépenses professionnelles. Le bénéfice ou le déficit de la déclaration 2035 doit ensuite être reporté sur la déclaration 2042 (C-PRO).

Voici un aperçu de la déclaration 2035 https://www.impots.gouv.fr/formulaire/2035-sd/revenus-non-commerciaux-et-assimiles-regime-de-la-declaration-controlee et de la déclaration 2042, dont le volet « 2042 C PRO » (qui vous concerne quel que soit votre statut et régime fiscal-social) https://www.impots.gouv.fr/formulaire/2042/declaration-des-revenus

Le régime micro-BNC ne nécessite pas de déclaration 2035, tout se passe dans la déclaration 2042 (ou vous reportez également le bénéfice de la 2035 si vous êtes au régime réel). Attention au remplissage, il est souvent observé des erreurs malgré la simplicité apparente de ce régime, qui peuvent parfois doubler votre impôt (ex : prélèvements sociaux, versements PER…) !

Dans tous les cas, pour comprendre le mécanisme de base du calcul de votre impôt sur les revenus, voici le barème d’imposition ainsi qu’un exemple : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1419

5/ La déclaration de vos revenus pour le calcul de vos cotisations sociales URSSAF et CARPIMKO (la DS PAMC) :

Pour en savoir plus : https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/declaration-de-revenus-2021–cam.html

ETAPE 14 : Adhérer à une AGA

Les Associations de Gestion Agréées (AGA) sont agréées par l’Administration fiscale pour délivrer un « visa fiscal » vous permettant :

  • Une réduction d’impôt pour frais de comptabilité vous permettant de bénéficier de l’ensemble des services d’un expert-comptable pour environ 1/6ème du tarif affiché (ex : tarif de 100€ -> coût net pour moins de 20€/mois après prise en compte de l’économie d’impôt et de cotisations sociales…). Pour en savoir plus, voici un exemple chiffré : https://octomed.fr/conseils-dexpert-comptable-bnc-1-micro-bnc-et-diy/ ;
  • Une non-majoration de votre BNC si vous êtes au régime réel (cependant, cette mesure n’existera plus à compter du 01/01/23 selon la volonté de la Commission Européenne).

L’adhésion, pour produire ses effets sur l’année en cours, doit intervenir dans les 5 mois du début de l’activité libérale ou chaque année avant le 31 mai.

Les tarifs minimums observés sont de 50 € l’année de création puis 102 € / an les années suivantes (ex : OGI France à Saint-Malo, qui propose en outre une inscription facile en ligne). Aussi, si vous pensez être au régime micro-BNC, il est recommandé d’adhérer dans l’éventualité où vous vous apercevriez que le régime réel est plus intéressant pour vous après la date limite d’adhésion (le prix de l’adhésion étant dérisoire en regard du gain d’impôt potentiel).

Faîtes-vous bien accompagner :)

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OctoMed vous garantit :

  • Un cabinet dédié exclusivement aux professionnels de santé (et en particulier aux masseurs-kinésithérapeutes, infirmiers et infirmières) ;
  • Un expert-comptable en direct pour répondre à toutes vos questions, et non pas un collaborateur comptable ou conseiller client rattaché à un expert-comptable (un expert-comptable est un professionnel réglementé, ayant suivi 8 années d’études post-bas dans les domaines de la comptabilité, du droit, de la fiscalité et du social, et disposant d’une expérience professionnelle qualifiée) ;
  • Un fonctionnement « zéro papier » avec une application smartphone hyper pratique et des échanges par mail, visioconférence et téléphone (et si vous êtes de passage à Angers, passez au cabinet, on vous accueillera avec plaisir !).

Des questions ? Un expert-comptable réactif et disponible qui vous accompagne dans votre nouvelle vie de chef d’entreprise ! OctoMed vous propose trois packs (Basic, Zen et Full) pour gérer efficacement votre activité, limiter vos risques et gagner du temps, à un tarif attractif.

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