Par Boris Luneau

Conseils d'expert-comptable BNC #10 : Les charges déductibles

Cet article a vocation à présenter certains points méconnus ou qui font l’objet de questions récurrentes de kinés, médecins, infirmières… par le biais de conseils et points de vigilance, pour assurer une meilleure gestion de votre cabinet libéral, optimiser votre situation fiscale et sociale ainsi que pour réduire vos risques.

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En comptabilité BNC, la liste des charges déductibles :

Le principe de base est que vous pouvez déduire l’ensemble des dépenses nécessaires pour pouvoir exercer votre activité professionnelle médicale ou paramédicale BNC, sauf exception explicitement précisée par une disposition légale.

Ainsi, vous pouvez déduire :

·         Intérêts de prêt (patientèle libérale, local, véhicule selon les cas, matériel…), sachant que le capital remboursé peut-être considéré comme étant « déduit » via l’amortissement comptable du bien acquis

·         Honoraires rétrocédés et redevances de collaboration versées

·         Produits d’entretien

·         Fournitures de bureau : papier, stylos, matériel de bureau, feuilles, cartouches d’encre…

·         Petit matériel professionnel (mobile, ordinateur…)

·         Loyer professionnel, charges incluses

·         Vêtements, linge, frais de blanchissage (voir précisions plus bas)

·         Assurance multirisque cabinet, local professionnel et responsabilité civile professionnelle

·         Documentation professionnelle (abonnements, ouvrages, livres, revues, magazines)

·         Frais de formation professionnelle

·         Honoraires expert-comptable (voir précisions plus bas), avocat…

·         Voyages et déplacements pro (péages, train, avion, parking, hôtel…)

·         Frais de restauration (voir précisions plus bas)

·         Frais de véhicule (cf. notre article sur le sujet ICI)

·         Cotisations : AGA, syndicats, associations…

·         Frais postaux et télécommunications : timbres, forfait mobile et fixe…

·         Frais bancaires

·         Impôts : Cotisation foncière des entreprises (CFE)…

·         Cotisations sociales : RSI, URSSAF, CARPIMKO, CARMF, CIPAV, CARCDSF, cotisations facultatives Madelin ou non-Madelin de prévoyance, retraite, chômage et mutuelle (plafond de déductibilité à calculer), rachat de trimestres de cotisations retraite (sous conditions)

Dans l’éventualité où le caractère professionnel d’une dépense ne serait que partiel, vous ne retenez que la part professionnelle, soit pour son montant réel s’il est déterminable soit en appliquant un pourcentage.

Vous êtes infirmière libérale remplaçante, collaboratrice ou titulaire (IDEL) ? Lisez notre article consacré à la liste du matériel à prévoir pour exercer sous chacun de ces statuts (avec des conseils et astuces) : https://octomed.fr/conseils-expert-comptable-bnc-34-materiels-debut-idel/

Et ma rémunération libérale dans tout ça ?

La rémunération que vous prélevez chaque mois n’est pas une charge déductible sur la 2035 !

En conséquence, les prélèvements personnels (les fameux « prélèvements de l’exploitant » en compte 108xxx) que vous effectuez sur votre trésorerie ne sont que de simples « acomptes » sur votre bénéfice de l’année. Ils ne sont donc pas considérés comme une charge mais plutôt comme une « avance de trésorerie ».

Ils ne sont pas donc considérées comme des recettes et ne sont donc pas taxables (ils sont considérés comme un acompte prélevé sur votre bénéfice annuel, qui lui sera taxé) :

  • Sommes transférées sur votre compte privé pour vos besoins personnels (votre « salaire ») ;
  • Frais payés à l’aide du compte professionnel pour des dépenses privées ou non-déductibles (ex : les frais de carburant si vous avez opté pour les indemnités kilométriques ou l’impôt sur le revenu si vous le payez à l’aide du compte professionnel).

Pourquoi ?

Parce qu’en entreprise individuelle (la forme juridique de votre entreprise), on considère que la rémunération du chef d’entreprise est égale à l’intégralité de son bénéfice. Que ce soit bénéfice lui soit versé ou qu’il le « laisse » sur le compte bancaire de son entreprise.

Eureka !

Cela explique pourquoi le résultat de votre entreprise (qui sera taxé à l’impôt sur les revenus et cotisations sociales) n’est pas nécessairement égal à votre compte bancaire (vous avez un résultat de 100 mais un compte bancaire avec un solde de 50 car vous avez prélevé un acompte de 50 sur votre bénéfice durant l’année). C’est le même raisonnement que pour les investissements amortissables (ex : investissement de 1000, trésorerie -1000, résultat -100 du fait d’un amortissement sur 10 ans), des dotations aux amortissements annuels, des indemnités kilométriques non versées…

La recommandation de votre expert-comptable professionnels de santé : Laissez au moins 50% de vos recettes BNC libérales sur un compte en prévision de votre impôt sur le revenu et de vos cotisations sociales (la régularisation à payer en N+1, après versement du prélèvement à la source et des acomptes), sauf si vous avez pu estimer leur montant.

Focus sur les frais de repas :

Chose importante à savoir, les frais de repas individuels sont déductibles de la 2035 uniquement si la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce que le dirigeant rentre déjeuner chez lui !

En ce cas, l’administration fiscale considère seulement le supplément payé par rapport au coût habituel d’un repas pris à domicile (fixé à 4,95 € pour 2021) et dans la limite de 19,10 € par jour, soit un montant quotidien déductible de 14,15 € pour les repas extérieurs rendus nécessaires par l’exercice de la profession médicale ou paramédicale. Au-delà de ce plafond, la dépense engagée est considérée comme excessive (l’Administration fiscale accepte un aller-retour quotidien, pour une distance aller maximale de 40 kms, sauf justification particulière) et n’est ainsi pas déductible en théorie. En pratique, en cas de contrôle URSSAF ou fiscal, l’inspecteur jugera de la situation.

Les frais de déjeuner d’affaires eux sont déductibles intégralement (ex : vous invitez un confrère ou un collaborateur pour un déjeuner de travail). Il faut cependant que le cumul des invitations sur l’année reste raisonnable au regard de votre activité et en termes de tarif. Il faut en effet garder à l’esprit que ces frais doivent être engagés dans l’intérêt et pour les besoins de l’entreprise, justifiées et proportionnés.

La recommandation de votre expert-comptable professionnels de santé : Il faut toujours demander et conserver une facture originale de vos repas, et s’astreindre à noter rapidement (pour ne pas oublier…) le nom et la qualité des personnes invitées ainsi que le contexte de vos frais de repas déductibles.

Focus sur les vêtements et le linge :

Les dépenses vestimentaires et de linges professionnels supportées dans l’exercice de votre profession de santé sont déductibles de votre résultat imposable BNC dans la mesure où elles sont exposées pour l’acquisition de votre revenu.

Elles ne peuvent être déduites que si les vêtements utilisés dans l’exercice de votre profession ne sont normalement pas ceux qui sont portés ou portables, dans la vie courante (ex : blouse, a contrario d’un costume).

Bonne nouvelle : Une jurisprudence (Cour administrative d’appel de Lyon, 2ème chambre, jugement n°07LY02101 du 9 juillet 2009) a admis de retenir un taux de 30% de déduction au titre de vêtements civils (non spécifiques, en l’occurrence chaussures et vêtements de ville) nécessaires au travail, dans le cas cependant où ces vêtements ne sont utilisés qu’à usage professionnel et dans des limites raisonnables.

A savoir également, les frais de prothèses dentaires ou auditives constituent des dépenses professionnelles déductibles (RM Dumont n° 94168, Journal Officiel Assemblée Nationale du 14 novembre 2006 p. 11872), du fait d’un exercice professionnel en contact direct et permanent avec le public ! Il est précisé cependant  » lorsque le port d’un appareil ou d’une prothèse est indispensable pour remédier à un grave handicap qui, non corrigé, interdirait à la personne – dont les fonctions exigent un contact direct et permanent avec le public – qui en est atteinte l’exercice normal d’une activité professionnelle, que la fraction des dépenses d’acquisition et d’entretien qui reste définitivement à la charge du contribuable après remboursement par la sécurité sociale, par une mutuelle ou par tout autre organisme de prévoyance, soit considérée comme une dépense professionnelle à concurrence de la moitié de son montant (cf. documentation administrative 5 F 2543 n° 8 en date du 10 février 1999) ».

Focus sur les "investissements" et achats de matériel

Les dépenses effectuées pour acquérir des biens qu’il convient d’amortir sur plusieurs années (véhicule, local professionnel, matériel et équipement médical, agencements…) et/ou d’une valeur supérieure à 500 € ht (600 € ttc avec une TVA à 20%), sont décaissées l’année de l’achat mais déductibles sur la durée d’amortissement (durée correspondant à la durée d’utilité ou d’usure du bien, selon des durées moyennes recommandées par type de bien) selon un calcul prorata temporis.

Lorsque vous effectuez un achat, il faut savoir que si le montant dépassé est supérieur à 500 € ht (ou 600 € ttc si la TVA est a 20%), même payé en plusieurs fois avec des échéances inférieures à ce montant, alors ce bien devra faire l’objet d’une immobilisation et être amorti. Autrement dit, le montant sera déduit sur plusieurs années à parts égales durant la durée de vie du matériel (durée d’usage considérée par l’administration fiscale, sauf dérogation motivée).

Pour en savoir plus sur ce mécanisme : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4659-PGP.html/identifiant=BOI-BNC-BASE-40-60-30-20120912

Exemple :

L’achat d’un téléphone de 1 500 € ttc payé en 10 fois sans frais sera amorti sur 3 ans, soit une charge déductible annuelle de 500 €.

Astuce : Même si vous êtes au régime micro-BNC en N, votre matériel acheté en N pourra quand même faire l’objet d’un amortissement à compter de N+1 au régime réel (déduction faire de l’amortissement qui aurait théoriquement été imputé sur N si vous aviez été au régime réel au titre de cet exercice, pour les biens affectés par nature à l’activité, ou sur la base de la valeur vénale au 01/01/N, pour les autres biens).

Pour en savoir plus sur ce mécanisme applicable aux biens non affectés par nature à l’activité professionnelle : Conseil d’Etat, décision n°57963, 57964 et 57965 du 08/04/1991

Pour en savoir plus sur ce mécanisme applicable aux biens affectés par nature à l’activité professionnelle : Mémento pratique des professions libérales “Francis Lefebvre” n°2827 et 9073 ainsi que https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4809-PGP.html/identifiant=BOI-BNC-DECLA-10-20-20120912

 

Enfin, focus sur les frais de blanchissage :

Vous avez le droit de déduire le coût d’entretien des blouses, des serviettes ou des torchons de votre bénéfice non commercial. Pour cela 2 options s’offrent à vous :

  • Vous confiez le nettoyage à un pressing et déduisez les factures ;
  • Vous faites vous-même ce nettoyage et déduisez l’équivalent du montant qui vous aurait été facturé par un professionnel, que vous pourrez ainsi vous reverser net d’impôt et de cotisations sociales.

La recommandation de votre expert-comptable professionnels de santé : Pour justifier du montant unitaire que vous appliquez au nettoyage fait par vous-même, demandez un devis à une blanchisserie ou obtenez une facture de blanchissage en début d’année.

En savoir plus

Nous vous rappelons que les conseils prodigués par votre expert-comptable s’appliquent aux professionnels libéraux de santé conventionnés exerçant en entreprise individuelle, soumis au régime fiscal de la déclaration contrôlée (2035) ou micro-BNC, et au régime social des travailleurs non-salariés (TNS), exerçants en métropole, hors zone territoriale bénéficiant de dispositifs fiscaux et sociaux incitatifs spécifiques. Il s’agit du cas très largement majoritaire dans vos professions.

Il est recommandé de se faire accompagner par votre expert-comptable pour s’assurer que les conseils ci-après s’appliquent bien à votre situation spécifique et éviter d’éventuelles erreurs d’interprétation. Pour en savoir plus sur Boris Luneau, votre expert-comptable OctoMed, ça se passe ici : Page présentation Boris Luneau – Expert-comptable

Pour en savoir plus sur les règles fiscales concernant les frais déductibles : ICI

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