Conseils d'expert-comptable BNC #30 : Remplaçant, Assistant, Collaborateur ou Titulaire ?

Le remplaçant

Pourquoi ? 

Le remplaçant libéral remplace un titulaire durant son absence (ex : absence congé, maladie, formation…), le remplacé n’ayant bien entendu pas le droit d’avoir une activité professionnelle durant son remplacement (au-delà de la logique de ce raisonnement, c’est une interdiction prévue par l’article R4312-84 du Code de la santé publique) et ce remplacement doit répondre à un besoin de nature exclusivement temporaire (c’est également une obligation prévue cette fois par l’article R4312-83 du même Code).

L’idée n’est donc pas de créer un « poste » d’assistant ou de collaborateur libéral « déguisé » en remplacement, notamment dans des zones sur-dotées (ex : infirmière libérale – IDEL ou masseur-kinésithérapeute) où la création d’un poste d’assistant/collaborateur serait difficile (règle du 1 pour 1 : 1 départ = 1 arrivée), car nécessitant au titulaire de trouver au préalable un autre titulaire/assistant/collaborateur arrêtant son activité dans la région (et lui rachetant sa patientèle au passage), ou bien serait soumis à autorisation de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) en métropole ou de la Caisse Générale de Sécurité Sociale en DOM-TOM.

Le remplacement est assez souvent choisi par les jeunes praticiens libéraux lorsqu’ils débutent leur activité : vous participez à l’activité du cabinet sans vous soucier de son fonctionnement (notamment la facturation pour les infirmières libérales), ni en supporter les frais, tout en apprenant au fur et à mesure la gestion d’un cabinet libéral, mais a contrario vous avez moins la main sur vos journée off (notamment les week-ends !).

Comment ?

Le remplaçant est un professionnel de santé exerçant en libéral, cela signifie qu’il doit en premier lieu créer son entreprise, puis accomplir les différentes démarches spécifiques à son métier auprès de son Ordre professionnel (ex : Ordre National des Infirmiers ou Ordre National des Masseurs-Kinésithérapeutes) et de sa CPAM /CGSS (conventionnement, carte de professionnel de santé…).

Ensuite, le MK ou l’IDEL remplaçant devra signer un contrat de remplacement libéral, car l’absence d’un tel contrat entraînerait un risque de requalification du travail accompli par le remplaçant en « emploi dissimulé » par l’URSSAF, sanctionné par :

• des cotisations sociales applicables aux salariés (qui sont bien plus élevées que les cotisations sociales applicables aux professionnels de santé libéraux, qui sont des travailleurs non-salariés, notamment du fait de l’absence de la prise en charge par la CPAM de 6.40% de cotisations maladie pour les professionnels sou conventionnement) ;
• une rétrocession d’honoraires requalifiée en redevance, entraînant une majoration du chiffre d’affaires imposable pour le remplaçant (ce qui aurait des conséquences pécuniaires dramatiques pour une IDEL ou un masseur-kinésithérapeute au micro-BNC, ce qui est le cas de la majorité des professionnels de santé débutant leur activité, le plus souvent via des remplacements) ;
• un assujettissement des redevance de collaboration/assistanat libéral à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) au taux de 20% ;
• des pénalités fiscales (80%) appliquées au montant du bénéfice redressé suite à l’augmentation du chiffre d’affaires ;
• une amende de la part de l’URSSAF.

Bref, il faut signer un contrat (qu’il faudra également transmettre à votre Ordre professionnel) !

Pour cela, le titulaire s’appuiera généralement sur les fiches techniques et les contrats-types établis par les Ordres professionnels, qui eux-mêmes peuvent s’appuyer sur des équipes de juristes internes ou des avocats spécialisés dans le domaine de la santé.

Attention, il faut être vigilant :

• aux éventuelles modifications apportées à ces contrats-types par les titulaires (parfois des fautes de frappe involontaire) car un mot en plus ou en moins peut parfois avoir des conséquences désastreuses, notamment lorsque le remplacement à lieu dans une Zone Franche Urbaine (ZFU) et que les modifications apportées remettent en cause la notion d’indépendance du remplaçant (petit rappel utile : le remplaçant est éligible aux exonérations d’impôts ZFU, en lien avec la durée d’exonération restante du titulaire, mais pas aux exonération d’impôts pour installation dans une Zone de Revitalisation Rurale – ZRR, cf. notre article dédié pour en savoir plus sur ces énormes économies d’impôts si installation avant 31/12/23 que vous pouvez réaliser si vous êtes dans une ZRR/ZFU : https://octomed.fr/conseils-expert-comptable-bnc-65-aides-subventions).
• au caractère temporaire du remplacement (durée et objet) qui est un élément essentiel, car sinon le contrat pourrait être caduque et considéré comme une « gérance déguisée »
• au montant de la rétrocession (votre rémunération en dépend !)
• au forfait d’aide à la modernisation et à l’informatisation du cabinet (parfois conservé par le titulaire alors que vous payez vous-même votre abonnement au logiciel de facturations, lorsque vous facturez avec votre CPS remplaçant)
• à la rédaction de la clause de non-concurrence ou de non-réinstallation (durée et zone géographique) pour votre future installation post-remplacement, afin d’éviter toute accusation de détournement de patientèle.

Il est également possible de se rapprocher directement d’avocats spécialisés tels que :

• Juridel : https://www.juridel.com
• Legal-IDEL : https://legal-idel.fr
• Sarah Bolzan : https://cabinet-bolzan.fr
• Arnaud de Lavaur : https://cabinet-lavaur.com

Pour le paiement, soit le titulaire facture les honoraires soit le remplaçant télétransmet ses factures (CPAM et mutuelles) directement depuis le logiciel du titulaire grâce à une Carte de Professionnel de Santé (CPS) « remplaçant » (s’il exerce des remplacements à titre exclusif, ce qui lui permettra d’une part de s’initier tranquillement à la facturation, notamment pour les IDEL, et d’autre part d’envisager une négociation à la baisse du montant de sa rétrocession versée au titulaire, ce dernier étant déchargé de cette tâche), puis le titulaire encaisse les honoraires et en rétrocède une partie après déduction d’une retenue (pourcentage, fixe ou plafond), en contrepartie de la mise à disposition de son local, ses équipements, sa patientèle…).

Sur le plan comptable, le remplaçant reçoit des honoraires rétrocédés, comptabilisés nets de rétrocession en recettes sans enregistrement de charge au titre de la rétrocession (ex : 100 € facturé au patient – 10 € de rétrocession au titulaire = 90 € de chiffre d’affaires et 0 € de charges pour le remplaçant), ce qui est une grande différence vis-à-vis de la redevance du collaborateur/assistant libéral et est un élément fondamental pour choisir entre les régimes micro-BNC ou réel ! En effet, selon les régions et les professions, le montant d’honoraires conservés par le titulaire peut avoisiner les 30 à 40% de votre chiffre d’affaires (là ou le régime micro-BNC ne vous permet de déduire « que » 34% de charges forfaitaires).

L’assistant ou le collaborateur libéral

Pourquoi ?

L’assistant ou le collaborateur libéral est le statut prévu pour faire face à un surcroit d’activité, pour se libérer du temps pour convenance personnelle ou enfin pour préparer sa succession (transmission du cabinet : murs et patientèle). Il existe deux différences majeure entre l’assistanat et la collaboration :

1. le collaborateur peut (progressivement) développer sa propre patientèle au sein du cabinet du titulaire (patientèle qui lui « appartiendra » après la fin du contrat et pourra donc légalement suivre le professionnel sur son futur lieu de travail) alors que cela est interdit à l’assistant libéral ;
2. le collaborateur est éligible aux exonérations d’impôts ZRR / ZFU, tandis que  l’assistant est seulement éligible aux exonérations d’impôts ZFU ! En effet, dans la poursuite du raisonnement évoqué au point précédent, l’activité du collaborateur est considérée d’un point de vue fiscal comme une création tandis que celle de l’assistant est considérée comme une reprise d’activité antérieure…).

Comment ?

A l’instar du remplaçant, l’assistant/collaborateur est un professionnel de santé exerçant en libéral, devant donc créer son entreprise, accomplir les différentes démarches spécifiques à son métier auprès de son Ordre professionnel et de sa CPAM /CGSS.

L’assistant/collaborateur devra également signer un contrat (pour les mêmes raisons), au sujet duquel il faut être vigilant :

• Les éventuelles modifications apportées aux contrats-types par les titulaires (cf. points de vigilance des remplaçants auxquels il convient d’ajouter l’analyse fondamentale de la clause de cession de patientèle pour les collaborateurs) ;
• La qualification du contrat (collaboration ou assistant  ?) car les statuts d’assistants (parfois appelés aussi assistants-collaborateurs !) et de collaborateurs sont très souvent confondus, or les implications ne sont pas les mêmes comme vu précédemment (quelques dizaines de milliers d’euros de revente de patientèle et d’économies d’impôts…) !
• Les conditions du départ de l’assistant/collaborateur afin d’anticiper, et surtout d’éviter, toute mésentente avec le titulaire : Quid de la patientèle dont vous vous êtes occupée ? parfois pendant plusieurs années ? Clause non-concurrence ou non-réinstallation (durée mois/an et zone géo kms) pour future installation (risque d’accusation de détournement de patientèle malgré code déontologie) ;
• Les modalités de détermination de la redevance, car bien que souvent un montant proportionnel à votre chiffre d’affaires facturé ou encaissé, i lest possible de négocier un montant « fixe » mensuel ou un montant « plafond ».

A noter, bien que les Ordres mettent à disposition des documents juridiques d’aide à la rédaction de contrats d’assistanat/collaboration, il faut savoir qu’il existe moins de textes juridiques pour l’assistanat (donc plus de sources de litiges, notamment sur le plan fiscal) et qu’il faut absolument éviter les erreurs et imprécisions dans la rédaction des contrats entre confrères (remplacement, assistanat, collaboration, exercice en commun…) car celles-ci sont souvent source de difficultés juridiques en cas de mésentente ou désaccord (surtout lors de la séparation des confrères) et peuvent créer des situations litigieuses entraînant des conséquences préjudiciables.

Pour le paiement, l’assistant/collaborateur facture ses honoraires en direct puis verse ensuite une redevance au titulaire (pourcentage, fixe ou plafond). Il convient de faire très attention au montant de la redevance versée au titulaire entre le 1er janvier et 31 décembre, qui ne doit pas dépasser 34 400 € (le plafond est plus élevé temporairement dans les DOM-TOM), sous peine d’un assujettissement de la redevance au taux de 20%, autrement dit, l’assistant/collaborateur reverse 20% de plus au titulaire. Ex : si vous versiez une redevance de 18 000€ pour un chiffre d’affaires de 60 000 € (30% de redevance), alors vous allez désormais verser une redevance majorée de 20% de TVA soit 21 600 € (36% de redevance) et donc perdre 3 600 € de bénéfice (en effet, les professionnels de santé ne peuvent pas récupérer cette TVA auprès de l’Etat et la paie donc « à perte ») !

Sur le plan comptable, l’assistant/collaborateur facture avec sa CPS et encaisse ses honoraires directement (comptabilisés en recettes) puis en reverse une partie au titulaire (la redevance, comptabilisée en charges en compte #613, comme une location). Le titulaire comptabilise la redevance perçue de l’assistant/collaborateur en gain divers.

Le titulaire (l'installation)

Pourquoi ?

Le titulaire exerce dans son propre local, loué ou acheté, avec une patientèle créée ou « achetée » (pouvant éventuellement être revendue lors de la cessation d’activité), et peut s’entourer de remplaçants, assistants, collaborateurs et salariés.

Focus « rachat de patientèle » : en cas de « rachat », le terme juridique exact est l’achat d’un « droit de présentation de patientèle », en effet les patients sont et demeurent libres dans le choix de leurs praticiens, aucun contrat ne les liant à leur masseur-kinésithérapeute, aussi seule la prestation de présentation de ses patients à un confrère, avec un certain nombre de droits et obligations afférents, peut être proposée). Il faut un contrat de cession écrit, prévoyant notamment une clause de non-réinstallation/non-concurrence, et qui doit être enregistré auprès du centre des impôts.

L’installation pose généralement deux questions majeures – achat du local professionnel et de la patientèle – qui nécessitent une étude pour proposer le cadre juridique et fiscal le plus protecteur et le moins coûteux (en terme d’impôts, sur les revenus et les plus-values, et de cotisations/prélèvements sociaux).

A noter, suite à une mise à jour du 8 juin 2022 de l’extrait BOI-BNC-BASE-50, n° 50 de la base documentaire BOFIP, les fonds libéraux (patientèle) acquis entre le 01/01/22 et le 31/12/25 sont déductibles de votre bénéfice imposable et assujetties à cotisations (quelque soit le mode d’acquisition : cession à titre onéreux, apport, fusion ou opération assimilée) ! Autrement dit, le rachat d’une patientèle sur cette période peut vous coûter finalement moitié prix (après prise en compte de l’économie de cotisations sociales et d’impôts sur le revenu avec une tranche marginale d’imposition à 30%) !

Signer votre contrat (remplaçant, assistant, collaborateur rachat)

Pour trouver une offre, il est fréquent d’avoir recours à :

• Facebook (LE moyen privilégié) en rejoignant les groupes de professionnels existants (soit au niveau national soit sur une région déterminée)
  Ex : « Le réseau des Kinés » (37 500 membres), « Kiné Annonces » (27 900 membres), « Annonces Kinés Occitanie » (3 500    membres)… : https://www.facebook.com/groups/60186204192
• Physiorama (LE site professionnel de référence pour les MK, le plus ancien et visité) : https://www.physiorama.com
• Rempleo : https://rempleo.fr
• Le bouche-à-oreille bien sûr 😉

En savoir plus

Nous vous rappelons que les conseils prodigués par votre expert-comptable s’appliquent aux professionnels libéraux de santé conventionnés exerçant en entreprise individuelle, soumis au régime fiscal de la déclaration contrôlée 2035 ou micro-BNC, et au régime social des travailleurs non-salariés (TNS), exerçants en métropole, hors zone territoriale bénéficiant de dispositifs fiscaux et sociaux incitatifs spécifiques. Il s’agit du cas très largement majoritaire dans vos professions.

Il est recommandé de se faire accompagner par votre expert-comptable pour s’assurer que les conseils ci-après s’appliquent bien à votre situation spécifique et éviter d’éventuelles erreurs d’interprétation. Pour en savoir plus sur Boris Luneau, votre expert-comptable OctoMed, ça se passe ici : Page présentation Boris Luneau – Expert-comptable