Par Boris Luneau

Conseils d'expert-comptable BNC #11 : Les frais de véhicule

Cet article a vocation à présenter certains points méconnus ou qui font l’objet de questions récurrentes de kinés, médecins, infirmières… par le biais de conseils et points de vigilance, pour assurer une meilleure gestion de votre cabinet libéral, optimiser votre situation fiscale et sociale ainsi que pour réduire vos risques.

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Les frais de véhicule selon l'expert-comptable  

Avant de comparer vos différentes options, votre expert-comptable identifie les différents coûts occasionnés par votre (futur) véhicule :

  • carburant (petit conseil : ouvrez un compte pro auprès de votre station essence de proximité pour limiter les paiements et factures), huile, pneus, entretien, réparations, assurance, location d’un garage…
  • taxes : carte grise, bonus-malus…
  • coût fiscal et social des avantages en nature…
  • coût fiscal et social de la quote-part d’amortissement non déductible…
  • intérêts d’emprunt
  • décote (à rapprocher de l’amortissement comptable dans votre comptabilité BNC 2035) ou redevances de location…

Lorsque que vous additionnez tous ces éléments, vous doublez facilement le coût initial de votre véhicule !

Enfin, vous demandez souvent à votre expert-comptable si la location (LLD, LOA, crédit-bail) est un bon plan. Or, deux données sont souvent oubliées :

  • La location est un service, et donc cela se paye…c’est donc a priori plus cher
  • La location ne vous permet pas de revendre le véhicule au bout de x années, c’est donc une recette en moins (et donc a priori plus cher)
  • L’achat vous permet de bénéficier de la prime à la conversion (reprise de votre ancien véhicule)

Pour en savoir plus sur les notions de LLD, LOA, crédit-bail, cf. notre article : ICI

Pour vos frais de route, 2 choix possibles :

Vous êtes nombreux à demander à votre expert-comptable : Ai-je le droit de faire prendre telle ou telle dépense par l’entreprise ?

La réponse à cette question est très simple et repose sur une règle fondamentale en comptabilité BNC : Les charges déductibles dans la comptabilité de votre entreprise doivent correspondre à des dépenses nécessaires à votre activité professionnelle !

Aussi, seuls les déplacements à objet professionnel sont donc déductibles. Cela concerne également le trajet domicile-lieu de travail est déductible, car en tant que professionnel libéral de santé vous ne bénéficiez pas de la faculté qui est offerte aux salariés d’opter pour la déduction forfaitaire de 10% de vos revenus lors de votre déclaration d’impôt sur les revenus.

La question que vous posez ensuite à votre expert-comptable est : Faut-il faire payer ses frais de route avec le compte bancaire de l’entreprise ? Que l’on peut traduire en termes plus techniques par : dois-je opter pour les frais réels ou pour les indemnités kilométriques 🙂

Sans vous « spoiler », dans la majorité des cas acheter votre véhicule et prendre en charge les factures à titre personnel pour percevoir des indemnités kilométriques de la part de votre entreprise est plus intéressant d’un point de vue économique et, cerise sur le gâteau, c’est plus simple à gérer d’un point de vue administratif (moins de justificatifs à conserver, moins de calculs à réaliser et moins de saisie comptable). Sauf si vous avez vraiment très peu de route, et notamment à titre perso.

Dans les deux cas, il vous faut garder trace des kilomètres parcourus à titre professionnel sur l’année (ce que vous faîtes presque chaque jour pour les IDEL en déplacement domicile.

Enfin, sachez qu’il s’agit d’un choix annuel, qui peut donc se changer d’une année à l’autre.

Attention : contrairement à la tolérance de la CPAM pour la facturation dite « en étoile » (facturation des déplacements « théoriques » cabinet-patient en considérant un retour au cabinet entre chaque patient, avec application d’un abattement quotidien selon le kilométrage total réalisé : 299km/jour = pas d’abattement, 300 à 399 km = abattement 50%, >400km = abattement 100%), l’administration fiscale prend uniquement en compte les kilomètres réellement parcourus. Dans la même logique, l’administration fiscale ne tient pas compte des règles propres à la CPAM : 2km/aller non facturé + kilométrage retenu entre le domicile du patient et le cabinet d’IDEL le plus proche de son domicile + déplacement prévu par une ordonnance !

1er choix, les frais réels

Avec cette option, dans la comptabilité BNC de votre cabinet, vous retrouverez l’ensemble des factures et amortissements relatifs à votre véhicule.

1er point important : Il faut identifier la part des dépenses correspondant à un usage professionnel de la part correspondant à un usage personnel, car cette dernière n’est bien sûr n’est pas déductible fiscalement de votre bénéfice imposable.

La recommandation de votre expert-comptable professionnels de santé : Si vous n’avez pas ou peu de déplacements professionnels alors vous n’avez a priori pas d’intérêt économique à faire porter le véhicule par votre entreprise…

2ème point important : Il faut tenir compte d’un plafond de déduction du loyer ou de l’amortissement du véhicule de tourisme acheté (neuf ou d’occasion), selon que vous soyez locataire ou propriétaire de votre véhicule. Le montant de ce plafond varie en fonction des émissions de Co2 du véhicule (article 39 du Code général des impôts – CGI), et de la date de prise de possession du véhicule. Même raisonnement avec un véhicule en location. Autrement dit, si vous achetez un véhicule à un prix supérieur à ces montants, vous ne pourrez pas déduire de votre BNC 2035 le montant du dépassement. Vous l’aurez compris, l’Etat cherche à encourager par ce biais l’utilisation de véhicules moins polluants et moins consommateurs d’énergies fossiles ! Et sachez qu’il en est de même avec un véhicule loué…On comprend donc d’autant mieux le succès croissant des véhicules électriques ou du moins hybrides. Il est donc important de se rapprocher de son expert-comptable, avant même le choix d’un véhicule !

3èe point important : Si vous avez un véhicule loué ou pris en crédit-bail, vous pouvez utiliser un barème spécifique dit « barème des frais de carburant » pour justifier de vos frais de carburant (plutôt que conserver vos tickets de station-service). Le mécanisme est similaire à celui de l’indemnité kilométrique évoqué plus bas.

4ème point important : Il faut tenir compte de l’éventuelle plus-value, elle-même éventuellement taxable selon le régime des plus-values professionnelles, en cas de revente du véhicule inscrit à l’actif de votre entreprise (elle en est propriétaire). Si la plus-value est considérée à court terme, elle sera comprise et imposable dans le résultat de votre cabinet, tandis que si elle est considérée à long terme elle sera imposée au taux global de 30% (impôt sur les revenus et prélèvements sociaux). Toutefois, sous condition de chiffre d’affaires (90 000€ voire 126 000€) et d’exercice depuis au moins 5 ans, vous pouvez être exonéré de cette plus-value en application de l’article 151 septies du Code Général des Impôts. La distinction court ou long terme étant déterminée de la manière suivante :

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5ème point important : Il faut bien penser à modifier votre assurance actuelle, notamment pour les IDEL afin d’assurer le contenu professionnel de votre véhicule et de bénéficier d’un remplacement de votre véhicule sous 24h en cas de problème (et pouvoir assurer votre tournée)

6ème point important : un véhicule à ouverture automatique, le petit plus bien pratique quand on est IDEL et qu’on a les bras souvent chargés en tournée 🙂

2ème choix, l'indemnité kilométrique (IK) 

Avec cette option, dans la comptabilité de votre cabinet médical ou paramédical, aucune facture ni amortissements relatifs à votre véhicule, mais seulement une ligne d’indemnités kilométriques les fameuses « IK ») pour l’ensemble de vos trajets annuels.

En effet, vous avez mis à votre véhicule privé à disposition de votre entreprise, aussi celle-ci doit vous indemniser en contrepartie !

Le montant de cette indemnisation est déterminé selon un barème établi par l’Etat (mis à jour chaque année), selon la puissance fiscale du véhicule (les cheveux fiscaux inscrits sur la carte grise du véhicule) et le kilométrage parcouru dans l’année. Vous trouverez ci-après le barème pour les véhicules gazole/essence. Un barème spécifique 2 roues et véhicules électriques existe (+20% d’indemnisation par rapport au barème thermique). Attention, le barème des indemnités est limité à 7 chevaux fiscaux, donc un V8 ne vous permettra pas de vous verser des IK plus importantes 😉

Quelles dépenses prend en compte ce barème ?

La dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances évalués forfaitairement pour l’ensemble des français…Il ne couvre par contre pas les frais de stationnement et les frais de péage, qui peuvent donc vous être remboursés « en plus », par votre entreprise.

Quels kilomètres prend en compte ce barème ?

Les visites à domicile, les déplacements domicile/travail (maximum 40 km pour un aller par jour, sauf justification) et les déplacements liés au fonctionnement de votre cabinet (formation, petits achats…).

La recommandation de votre expert-comptable professionnels de santé : Il faut bien conserver une trace du motif du déplacement, du trajet réalisé et du nombre de nombre de kilomètres parcourus en cas de contrôle fiscal pour justifier vos indemnités perçues. Vous pouvez conserver par exemple votre agenda professionnel et prendre une photo de votre compteur en début et fin d’année. Attention aux erreurs car sachez qu’un contrôleur fiscal pourra vous demander vos factures d’entretien, de garage et de contrôle technique sur lesquelles figurent le kilométrage de votre véhicule à un instant t à des fins de contrôle de cohérence.

Et enfin, pas de plus-value taxable en cas de cession de votre véhicule, comme pour tout particulier !

Attention : Les IK ne sont pas à déclarer sur votre déclaration d’impôt sur le revenu personnelle n°2042 ou sur la 2042-C-PRO ! Ni en frais déductibles (car déjà déduit de votre bénéfice imposable BNC 2035 dans l’entreprise, par votre expert-comptable) ni en rémunération (car il s’agit d’une indemnité, comme le serait une indemnité d’assurance par exemple).

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En savoir plus

Nous vous rappelons que les conseils prodigués par votre expert-comptable s’appliquent aux professionnels libéraux de santé conventionnés exerçant en entreprise individuelle, soumis au régime fiscal de la déclaration contrôlée (2035) ou micro-BNC, et au régime social des travailleurs non-salariés (TNS), exerçants en métropole, hors zone territoriale bénéficiant de dispositifs fiscaux et sociaux incitatifs spécifiques. Il s’agit du cas très largement majoritaire dans vos professions.

Il est recommandé de se faire accompagner par votre expert-comptable pour s’assurer que les conseils ci-après s’appliquent bien à votre situation spécifique et éviter d’éventuelles erreurs d’interprétation. Pour en savoir plus sur Boris Luneau, votre expert-comptable OctoMed, ça se passe ici : Page présentation Boris Luneau – Expert-comptable

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