Conditions Générales de Vente

Préalable : Définitions

 

Pour les besoins des présentes, les termes définis ci-après ont la signification suivante :

 

OCTOMED : Cabinet Boris LUNEAU EI, dont le siège est situé au 1 rue de la Barre, 49000 ANGERS, contact@octomed.fr, SIRET n°889 722 849 00037, représenté par Boris LUNEAU, expert-comptable inscrit au Tableau de l’Ordre des Experts-Comptables.

 

ESPACE CLIENT : Désigne le site internet octomed.fr et tous les supports créés et/ou exploités par la société OCTOMED ainsi que le(s) site(s) utilisé(s) pour la collaboration entre le Client et OCTOMED (étant rappelé qu’OCTOMED n’est pas éditeur de ces solutions et que certaines interfaces sont la propriété ou sont exploités par ses prestataires).

 

Contrat : Désigne la lettre de mission et ses annexes (comprenant les conditions générales de vente et d’utilisation) 

 

Conditions générales de vente et d’utilisation : Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation qui s’appliquent à tout Client ayant souscrit aux prestations proposées par OCTOMED.

 

Les Parties : OCTOMED et le Client.

 

Article 1 – Signature électronique – Convention de preuve

 

En signant électroniquement, les parties acceptent sans réserve de donner même valeur à la signature électronique qu’à la signature manuscrite. Tout écrit signé électroniquement conformément au présent accord des Parties sera donc admissible devant les Tribunaux.

 

Article 2 – Acceptation, modification, opposabilité des conditions générales de vente et d’utilisation

 

En signant la lettre de mission, le Client reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales de vente et d’utilisation purement et simplement, pleinement et entièrement. OCTOMED se réserve le droit de modifier, réactualiser, rectifier, librement les présentes conditions générales, et à tout moment, afin notamment de prendre en compte les évolutions législatives, réglementaires ou jurisprudentielles, les modifications prenant effet dès la publication sur le site internet octomed.fr. Le fait qu’OCTOMED ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des présentes conditions générales ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

 

Article 3 – Domaine d’application

 

Les présentes conditions générales sont applicables aux conventions portant sur les prestations conclues entre OCTOMED et son Client ainsi qu’à l’utilisation de l’ESPACE CLIENT.

 

Le Client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel, telle que définie par le Code de la consommation au jour de la signature du présent Contrat (incluant les présentes conditions) et que ce Contrat constitue un Contrat de prestations de services en rapport avec ses activités professionnelles.

 

Article 4 – Définition et limites générales des missions

 

L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme professionnelle de « Maîtrise de la qualité », de la norme professionnelle relative aux obligations de la profession d’expertise comptable en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LBC-FT).

Selon le référentiel de la profession d’expert-comptable, les prestations fournies par OCTOMED entrent dans la catégorie des missions sans assurance et relèvent des « autres prestations fournies à l’entité ».

 

OCTOMED contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultat, et s’engage à mettre en œuvre, eu égard à l’état actuel des moyens techniques, et des circonstances générales de la prestation, les moyens raisonnables pour parvenir à un résultat aussi fiable que possible.

 

Les travaux incombant à l’OCTOMED sont détaillés en annexe du présent Contrat et sont strictement limités à son contenu. OCTOMED est responsable uniquement de ce qui relève expressément de ses prestations. Les travaux d’OCTOMED n’ont pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités pouvant avoir ou ayant eu lieu dans la comptabilité ou les formalités déclaratives du Client (ou dans la cible en cas de prestation portant sur une acquisition d’une entité, de ses parts ou titres).

 

OCTOMED s’engageant à effectuer pour le compte du Client les déclarations fiscales énoncées dans la lettre de mission, le mandat fiscal a vocation à être présenté à l’administration fiscale en cas de demande de celle-ci. OCTOMED pratiquant le transfert informatisé des déclarations fiscales, la signature de la lettre de mission et, par conséquent, des présentes conditions générales de vente et d’utilisation constitue mandat de représentation auprès de l’Administration Fiscale pour l’exécution de ce transfert.

 

Article 5 – Secret professionnel et confidentialité

 

L’expert-comptable est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal et à un devoir de discrétion, dans les conditions prévues à l’article 147 du décret n°2012-432 du 30 mars 2012.

 

Les prestations seront exécutées sous la direction d’un expert-comptable OCTOMED, qui peut se faire assister par les collaborateurs et des spécialistes de son choix. Le Client autorise expressément OCTOMED à choisir librement et sans autorisation ni information préalable, ses partenaires et prestataires dans les domaines de l’informatique, de la comptabilité et du droit.

 

La diffusion à des tiers d’informations et de documents recueillis et établis au cours de la prestation, nécessaire à la bonne exécution de cette dernière, est autorisée expressément par le Client à OCTOMED aux fins d’accomplir les prestations objet de la lettre de mission signée par le Client (notamment aux tiers partenaires et prestataires d’OCTOMED évoqués plus haut, ainsi qu’aux tiers mentionnés dans le mandat joint en annexe de la lettre de mission) ou lorsque des circonstances objectives justifient cette transmission. A ce titre, les documents établis par OCTOMED.

 

Les échanges entre le Client et OCTOMED se feront majoritairement par courriel à l’adresse transmise par le Client lors de la souscription du Contrat ou ultérieurement. Compte tenu des spécificités générales d’internet, OCTOMED ne peut pas être tenu pour responsable de la visualisation par des tiers de messages transmis sur l’adresse désignée par le Client. 

 

Pour les échanges téléphoniques, seul sera habilité à contacter l’expert dédié le représentant légal de l’entité Cliente. Les appels en provenance d’une autre personne seront rejetés. A ce titre et afin d’assurer une qualité de service, les échanges téléphoniques sont susceptibles d’être enregistrés.

 

OCTOMED n’est pas éditeur des solutions informatiques qu’elle utilise dans le cadre de ses prestations et ou qu’elle met à disposition de ses Clients, notamment l’espace en ligne permettant de communiquer ses informations comptables et de stocker, consulter et de partager ses contenus numériques. L’identification du Client se fait au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe. Il est convenu que la communication en ligne des identifiants vaut preuve de l’identité du Client et a valeur de signature électronique au sens du Code civil, les identifiants étant personnels, individuels, confidentiels et intransmissibles.

 

Article 6 – Définition et limites particulières des prestations

 

Les travaux d’OCTOMED sont limités à la centralisation des éléments transmis et à des contrôles de cohérence et de vraisemblance sur ces postes. La vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par OCTOMED uniquement par épreuves.

 

Les travaux d’OCTOMED ne portent donc pas sur l’appréciation de la légalité, de la matérialité des opérations, de la fiabilité et de l’exactitude des informations et documents fournis par le Client. Les travaux d’OCTOMED ne comprennent pas le contrôle de la matérialité, de la réalité et de l’exhaustivité des opérations, ni des inventaires physiques des actifs du Client à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment), ni le recours à la procédure de confirmation de soldes auprès de tiers par voie de confirmations directes, ni l’appréciation des procédures de contrôle interne, ni la vérification des rapports d’experts sur la valorisation des immobilisations à la date de clôture, ni la vérification sur les travaux confiés à l’administrateur de biens du Client (suivi des comptes individuels des locataires, reddition de comptes, quittance des loyers, dépôts de garantie et refacturation de charges locative), ni la vérification de l’existence et de la propriété des biens du Client.

 

Les travaux d’OCTOMED relatif à l’assistance aux contrôles réalisés par les organismes sociaux et l’administration fiscale sont limités aux déclarations fiscales et sociales établies par OCTOMED ; à la préparation des documents et justificatifs à transmettre à l’agent de contrôle ; à la réponse aux sollicitations, interrogations, demande d’éclaircissement ou de justification, observations de la part du contrôleur dans le cadre de son intervention ; à la compréhension et à l’appréhension de l’interprétation par le contrôleur des règles applicables ; le cas échéant, à l’assistance du Client dans le cadre de la demande de remise gracieuse des majorations et pénalités de retard ou pour recouvrer les sommes trop versées aux organismes sociaux. L’assistance d’OCTOMED est limitée dans le temps et prend fin en même temps que la mission incluant cette prestation. Les travaux d’OCTOMED ne comprennent donc pas l’accomplissement des formalités d’envoi, de communication directe, de saisine avec les tiers, ni l’assistance en matière contentieuse.

 

L’estimation des cotisations sociales prévue au « PACK FULL » est possible, à la demande du Client, à hauteur d’une simulation au cours de l’année, entre juin et décembre de ladite année, et selon la disponibilité d’OCTOMED.

 

La synthèse annuelle de votre expert-comptable prévue au « PACK ZEN » et au « PACK FULL » est possible, à la demande du Client, à hauteur d’une fois au cours de l’année, entre juin et décembre de ladite année, et selon la disponibilité d’OCTOMED.

 

La réalisation d’un budget prévisionnel, notamment dans le cadre du dépôt d’un dossier de financement ou de location, n’est pas incluse dans les prestations « PACK BASIC, PACK ZEN et PACK FULL ».

 

La réalisation d’un comparatif entre une imposition du bénéfice de l’entreprise à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et l’impôt sur les sociétés (IS), notamment en vue d’étudier l’intérêt d’une option pour l’IS ou un passage en société (ex : Société d’Exercice Libéral – SEL) n’est ni incluse dans les prestations « PACK BASIC, PACK ZEN et PACK FULL » ni possible avec OCTOMED.

 

Article 7 – Engagements du Client nécessaires à l’accomplissement de la mission

 

Les engagements suivants du Client représentent des conditions essentielles à l’exécution de sa prestation :

 

  1. Le Client s’engage à opter expressément pour la comptabilité la plus simple applicable à sa situation : comptabilité de trésorerie sans option pour la comptabilisation des créances acquises et des dépenses engagées, comptabilité simplifiée ou comptabilité super-simplifiée.

 

  1. Le Client s’engage à fournir à OCTOMED, préalablement au commencement de l’exécution de la prestation (le Contrat étant conclu sous condition résolutoire de l’obtention de ces informations et documents), les mandats mentionnés en annexe du présent Contrat, signés et accompagnés d’un RIB ainsi que les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier pour le Client personne physique : un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie (carte nationale d’identité ou passeport) et une déclaration de ses revenus via le formulaire n°2042 (ou à défaut un justificatif de domicile) ainsi que, le cas échéant, des informations sur ses revenus ou autres ressources et sur ses principaux éléments de patrimoine ; conformément aux dispositions de l’article 1225 du Code civil, en cas d’inexécution par le client de l’obligation de transmission de ces informations et documents visée au point 2 de l’article 7 des présentes conditions générales/de la lettre de mission, la lettre de mission sera résolue de plein droit et sans mise en demeure préalable avec effet immédiat.

 

  1. Le Client s’engage à disposer d’un compte bancaire professionnel unique, dédié uniquement à l’activité professionnelle, auprès d’une banque partenaire du site jedeclare.com pour recourir au protocole EBICS (ou à communiquer ses codes d’accès pour recourir à une méthode WEBSCRAPING en cas de banque ne proposant pas le protocole EBICS) et à autoriser OCTOMED à récupérer les informations relatives aux mouvements bancaires de ce compte professionnel, par l’intermédiaire d’un partenaire le cas échéant. Le Client s’engage en même temps à informer, sans délai, OCTOMED de tout changement de domiciliation bancaire et à donner un nouveau mandat pour chaque nouveau compte ouvert. Le Client s’engage à y déposer la totalité des recettes (y compris les espèces) en provenance de la caisse, et à ne pas l’utiliser pour des dépenses personnelles sous peine de s’exposer à un risque de redressement fiscal, sachant qu’aucun contrôle de l’accomplissement de cette obligation incombant au Client et qu’aucune diligence complémentaire ne seront exercés par OCTOMED.

 

  1. Le Client s’engage à déterminer son assujettissement ou non à la TVA, notamment en fonction de sa profession et des modalités d’exercice de celle-ci (ex : diplômes, habilitations ou autorisations requises), selon les règles évoquées aux articles 261 et suivants du Code général des impôts et du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-10-20180607, BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-10-20200408 et BOI-TVA-CHAMP-10-10-60-50), sachant qu’aucun contrôle de l’accomplissement de cette obligation incombant au Client et qu’aucune diligence complémentaire ne seront exercés par OCTOMED.

 

  1. Le Client s’engage à ouvrir et activer sans délai un compte professionnel sans certificat numérique sur le site impots.gouv.fr, et à renseigner le compte bancaire nécessaire aux paiements des différents impôts et taxes.

 

  1. Le Client s’engage à collaborer activement avec OCTOMED notamment en transmettant, selon les modalités et délais fixés par OCTOMED, l’ensemble des informations et documents nécessaires à la bonne réalisation de sa prestation, tels que :

 

  1. transmettre sa comptabilité antérieure sous format informatisé FEC (fichier des écritures comptables), sans compte d’attente, et avec les éventuels comptes clients et fournisseurs pointés et justifiés ainsi qu’un rapprochement bancaire équilibré

 

  1. mettre à la disposition d’OCTOMED en toute bonne foi et sans restriction ni dissimulation d’informations, tous les documents comptables de l’entreprise et, d’une manière générale, toutes les informations demandées par OCTOMED nécessaires à la bonne réalisation de sa mission et dans les délais impartis, à savoir notamment les différentes pièces justificatives, sélectionnées par sondage par le cabinet.

 

  1. ne déposer que les documents, factures et justificatifs en lien direct avec l’activité professionnelle ; dans l’éventualité où ce caractère professionnel ne serait que partiel, vous nous communiquez en même temps le pourcentage professionnel à retenir (téléphone, électricité, abonnements divers ; sachant qu’aucun contrôle de l’accomplissement de cette obligation incombant au Client et qu’aucune diligence complémentaire ne seront exercés par OCTOMED.

 

  1. indiquer la nature et l’objet de chaque opération bancaire afin de l’affecter à une catégorie de dépenses ou de recettes, Il appartient au Client de veiller à affecter chaque opération bancaire à la bonne catégorie de dépenses ou de recettes (honoraires conventionnés, honoraires non conventionnés et gains divers ; notamment pour le respect du régime de la franchise en base de TVA prévu par l’article 293 B du CGI), sachant qu’aucun contrôle de l’accomplissement de cette obligation incombant au Client et qu’aucune diligence complémentaire ne seront exercés par OCTOMED. Le Client est informé et donne dès à présent son accord afin de comptabiliser, en cas de défaut : la recette au crédit d’un compte de recette avec application du taux de TVA le plus élevé ; la dépense au débit de son compte de l’exploitant (sans récupération éventuelle de la TVA) ;

 

  1. se connecter sur son ESPACE CLIENT et respecter les conditions générales d’utilisation ainsi que les procédures du partenaire.

 

  1. Le Client s’engage à tenir un livre-journal, servi au jour le jour, et présentant le détail de ses dépenses professionnelles et de ses recettes (précisant l’identité déclarée par son Client au regard de la date, du montant et de la forme du versement des honoraires) en vertu de l’obligation lui incombant au titre de l’article 99 du Code général des impôts et du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-BNC-DECLA-10-20-20120912), sachant qu’aucun contrôle de l’accomplissement de cette obligation incombant au Client et qu’aucune diligence complémentaire ne seront exercés par OCTOMED.

 

  1. Le Client s’engage à porter à la connaissance d’OCTOMED, les faits nouveaux ou exceptionnels et lui signaler également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ; confirmer par écrit, si OCTOMED le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ; vérifier que les états et documents produits par OCTOMED sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard OCTOMED de tout manquement ou erreur.

 

  1. Le Client s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives, conformément aux prescriptions légales, et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par OCTOMED pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement. Le Client devra notamment prendre toutes dispositions pour assurer la sauvegarde et la protection des données et des traitements informatisés et en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure, en important régulièrement et sur son propre système informatique les données nécessaires au respect de son obligation d’archivage ; ainsi que conserver l’ensemble de ses pièces comptables originales (relevés bancaires, factures, impôts, cotisations sociales…). A ce titre l’attention du Client est attirée sur le fait que la durée minimale de détention est fixée à 10 ans et qu’en l’état actuel de la règlementation des pièces uniquement numérisées ne constituent qu’un commencement de preuve et ne revêtent pas encore la force probante d’un original en papier. C’est pourquoi, il est indispensable de maintenir les deux modes d’archivages (papier et numérique).

 

Article 8 – Honoraires

 

OCTOMED reçoit du Client des honoraires librement convenus. Les honoraires correspondent à ceux indiqués sur la lettre de mission acceptée par le Client. Les parties reconnaissent que le prix du Contrat reflète la répartition des risques découlant du Contrat, ainsi que l’équilibre économique voulu par les parties, et que le Contrat n’aurait pas été conclu sans les limitations de responsabilité définies aux présentes.

 

Les honoraires sont susceptibles d’être révisés annuellement au 1er janvier, notamment selon l’évolution annuelle de l’indice Syntec connu au 1er juillet ou afin de s’adapter aux attentes et caractéristiques du Client et tenir compte de l’évolution des obligations déclaratives. En cas de changement des modalités de facturation, une information préalable sera donnée au Client trois (3) mois avant leur entrée en vigueur. Si le Client refuse l’augmentation du tarif, il peut mettre un terme à son Contrat dans les conditions précisées à l’article 13.

 

En cas de première souscription en cours d’exercice ou de première souscription pour un exercice inférieur à 12 mois, il est expressément précisé que les prestations sont facturées pour ledit exercice à hauteur d’une année civile complète (facturation équivalente à 12 mensualités). Un acompte exceptionnel est ainsi prélevé lors du premier prélèvement mensuel, calculé sur la base du prix mensuel multiplié par le nombre de mois entre premier mois civil (inclus) de l’année concernée et le mois de ce premier prélèvement mensuel (inclus). Exemple : signature de la lettre de mission le 01/10/N pour l’exercice N, alors prélèvement le 05/10/N au titre de N s’élevant à 10/12ème des honoraires annuels N convenus (10 des mensualités prévues page 1 de la lettre de mission).

 

En cas de cessation d’activité en cours d’année, il est expressément précisé que les prestations sont facturées pour ledit exercice à hauteur d’une année civile complète (facturation équivalente à 12 mensualités). Un prélèvement exceptionnel est ainsi prélevé lors du dernier mois d’activité, calculé sur la base du prix mensuel multiplié par le nombre de mois entre le dernier mois d’activité (inclus) de l’année concernée et le dernier mois civil de cette même année (inclus). Exemple : cessation d’activité le 01/02/N pour l’exercice N, alors prélèvement le 05/02/N au titre de N s’élevant à 11/12ème des honoraires annuels N convenus (11 des mensualités prévues page 1 de la lettre de mission).

 

Article 9 – Modalités de règlement

 

Les honoraires sont payés mensuellement sous forme d’acompte, par prélèvement automatique le 5 de chaque mois).

En application de l’article R561-20 du Code Monétaire et Financier relatif à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, il est fait obligation à OCTOMED d’exiger de son Client que le premier paiement des opérations soit effectué en provenance d’un compte ouvert au nom du client auprès d’une banque établie en France.

 

Article 10 – Retard, défaut de règlement

 

En cas de retard de paiement, OCTOMED a la faculté, outre d’appliquer les dispositions des articles 12 et 13 des présentes, sans préjudice de toute autre voie d’action, de :

 

  1. procéder à l’application d’un intérêt de retard exigible dès le premier jour de retard et sans qu’un rappel soit nécessaire, calculé sur l’intégralité des sommes restant dues, égal à 3 fois le taux d’intérêt légal, ainsi que d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant minimum de 40 euros (art. L441-6, L441-10 et D 441-5 du Code de commerce) et maximum égal aux frais de recouvrement exposés (sur justification) ;

Paie

 

  1. user du droit de rétention dans les conditions de droit commun et prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l‘activité d’expertise comptable ;

 

  1. procéder à l’application d’une facturation forfaitaire de 20 euros HT en cas de rejet de prélèvement.

 

Article 11 – Durée

 

Les prestations sont confiées pour une durée correspondant à l’année civile. 

 

À l’arrivée de son terme, la prestation est renouvelée par tacite reconduction, à chaque fois pour l’année civile suivante, à moins d’une notification écrite de résiliation de la lettre de mission, adressée par lettre recommandée avec accusé de réception par l’une des parties, trois mois avant la date d’échéance normale du Contrat (envoi du courrier avant le 30/09/N pour mettre fin au contrat se terminant normalement au 31/12/N).

 

Article 12 – Suspension

 

En cas de manquement du Client à l’une de ses obligations, OCTOMED a la faculté de suspendre sa prestation (notamment l’accomplissement des formalités et déclarations fiscales, sociales et juridiques) sans délai, en informant ce dernier par tout moyen écrit, et ne peut être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension, notamment des frais, pénalités et amendes diverses qui peuvent être appliqués au Client du fait de l’absence des déclarations. Les travaux ne seront repris qu’à condition d’une régularisation totale et complète des impayés.

 

Article 13 – Résiliation

 

En cas de manquement du client à l’une quelconque des obligations figurant au Contrat, OCTOMED a la faculté de mettre fin à la prestation de manière anticipée, quinze (15) jours après une mise en demeure signifiées par lettre recommandée avec accusé de réception au Client, indiquant l’intention de faire application de la présente clause, restée sans effet.

 

En cas de survenance de motifs justes et raisonnables, tels que la perte de confiance ou la méconnaissance par le Client d’une clause substantielle du Contrat, OCTOMED peut interrompre le Contrat, en s’efforçant de ne pas porter préjudice à son Client. La perte de confiance peut s’entendre des fraudes, des dissimulations qui peuvent être commises par l’une des parties.

 

En cas de survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance (article 156 du décret du 30 mars 2012), OCTOMED a également l’obligation de dénoncer le Contrat.

 

En cas de résiliation par le Client en dehors de la durée du préavis prévu à l’article 11 (et sauf en cas de cessation d’activité, dont les modalités de facturation sont précisées à l’article 8 ci-dessus), le contrat prend fin à l’issue d’un délai de 3 mois à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception envoyée par le Client à OCTOMED pour l’informer de son souhait de résilier le présent Contrat et OCTOMED peut procéder au recouvrement des honoraires dus pour le travail déjà effectué à la date de réception de ce courrier de résiliation ainsi que pour le travail effectué jusqu’à la cessation effective du Contrat (étant entendu que le montant minimum de ces honoraires est égal à un calcul au prorata temporis selon le nombre de mois allant du 1er janvier du dernier exercice non facturé à la date de fin du Contrat – en considérant tout mois commencé comme étant un mois complet – applicable aux honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain), majorés d’une indemnité de résiliation contractuelle égale à 25% des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain, ainsi que d’honoraires complémentaires pour les éventuels travaux rendus nécessaires par la cessation de la prestation. Exemple : courrier de résiliation reçu par OCTOMED le 01/07/N pour l’exercice N, alors facturation au titre de N s’élevant à 10/12ème des honoraires annuels N convenus initialement (pour 12 mois) majorée d’une indemnité de 25%.

 

En cas d’arrêt de la fourniture d’un service par un sous-traitant ou prestataire d’OCTOMED concourant à la réalisation d’une prestation pour le Client, OCTOMED peut interrompre le contrat.

 

OCTOMED cesse ses prestations et, en aucun cas, n’est tenue de présenter les comptes annuels au Client, ni d’accomplir les formalités et déclarations fiscales, sociales et juridiques exigibles dont la date d’exigibilité est postérieure à la date de cessation du Contrat. Le Client fait son affaire personnelle de la poursuite des travaux.

 

Article 14 – Responsabilité civile professionnelle

 

La responsabilité civile professionnelle d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) est couverte par un contrat d’assurance dans les conditions fixées par l’article 138 du décret du 30 mars 2012, auprès de la compagnie d’assurance MMA ASSURANCES MUTUELLES située 14 boulevard Marie et Alexandre Oyon 72030 le Mans cedex 9).

 

Article 15 – Clause limitative de responsabilité  

 

La responsabilité d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) sera entièrement dégagée si l’inexécution d’une partie ou de la totalité des obligations mises à sa charge résulte d’un cas de force majeure ou du fait d’un tiers. De façon expresse sont considérés comme cas de force majeure ou de cas fortuits, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence des Cours et Tribunaux français : blocage, perturbation ou encombrement des réseaux de télécommunication, la mauvaise qualité du courant électrique, le blocage des moyens de transport ou d’approvisionnement pour quelque raison que ce soit, les intempéries, les épidémies, les tremblements de terre, les incendies, les tempêtes, les inondations, les dégâts des eaux, les restrictions gouvernementales ou légales, l’arrêt de la fourniture d’un service par un sous-traitant ou prestataire d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) concourant à la réalisation d’une prestation pour le Client, ainsi que les modifications légales ou réglementaires des formes de commercialisation.

 

La responsabilité d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) à l’égard du Client ou de tiers ne peut être engagée, dans l’hypothèse où le préjudice subi par le Client serait une conséquence d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le Client ou par ses salariés, du retard ou de la carence du Client à fournir une information nécessaire à OCTOMED (et/ou à son expert-comptable), ou bien des fautes commises par des tiers intervenant chez le Client ; ni en cas de toute destruction accidentelle ou perte des données, de documents du Client, sachant qu’il appartient au Client de sauvegarder ses données (documents, fichiers, etc.) par ses propres moyens sur tout support viable ou de les imprimer ; ni des préjudices indirects tels que pertes d’exploitation, préjudices commerciaux, perte de Clientèle, perte de commande, trouble commercial quelconque, perte de bénéfice, atteinte à l’image de marque, pertes de données et/ou de fichiers ; ni en cas de contrat ou de lettre de mission souscrite directement entre le Client et un prestataire d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable), ce même pour une prestation proposée par l’intermédiaire d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) au Client, la responsabilité civile et pénale de la prestation incombant à ce prestataire et le Client s’engageant à ne pas porter d’action en justice contre OCTOMED (et/ou son expert-comptable) ; ni en cas de dysfonctionnement des services et prestations en raison de la maintenance, de problèmes techniques, de l’impossibilité d’accéder à l’ESPACE CLIENT et des pannes du serveur d’hébergement ; ni en cas d’intrusions malveillantes de tiers sur l’ESPACE CLIENT, de détournements éventuels des mots de passe, codes confidentiels, et plus généralement de toute information à caractère sensible pour le Client.

 

Le Client est informé qu’il reste responsable à l’égard des tiers de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude de l’ensemble des documents, données, informations comptables et financières qu’il transmet à OCTOMED (et/ou son expert-comptable), et notamment les données qu’il saisit sur l’ESPACE CLIENT, ainsi que des procédures de contrôle interne concourant à l’établissement de ces comptes ; de ses prises de décisions finales, au regard des résultats des prestations d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable). Cela implique notamment le respect des règles applicables à la tenue d’une comptabilité en France et du référentiel comptable applicable au Client. Le Client est seul responsable, et en aucun cas, l’expert-comptable ne peut voir sa responsabilité engagée à ce titre. L’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du Client du fait de sa prestation et aucun contrôle de l’accomplissement de cette obligation incombant au Client ne sera exercé par l’expert-comptable.

 

Article 16 – Clause limitative de prescription

 

Toute action en justice mettant en cause la responsabilité civile professionnelle d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) se prescrit par un délai de un (1) an. Le point de départ du délai du délai court à compter du jour où celui qui se plaint d’un manquement contractuel aura eu connaissance ou aurait dû connaître le caractère prétendument défaillant des travaux réalisés.

 

Article 17 – Clause de forclusion

 

Toute action en responsabilité dirigée contre une partie devra être introduite en justice dans les trois (3) mois suivant la date à laquelle celui qui se plaint d’un manquement contractuel aura eu connaissance du sinistre qui lui a causé un préjudice, quelle que soit sa nature, à peine de forclusion, le délai ci-avant constituant un délai préfix. »

 

Article 18 – Clause limitative de réparation

 

La responsabilité contractuelle d’OCTOMED (et/ou de son expert-comptable) à l’égard du Client, pour toutes les conséquences dommageables des missions visées dans la lettre de mission, est limitée à un plafond ne pouvant excéder les sommes versées par le Client au cours de la dernière année à OCTOMED (et/ou à son expert-comptable) et liées aux prestations en cause. Pour l’application de cette clause, sera considérée comme une même mission, l’ensemble des prestations énoncées dans le Contrat (la lettre de mission et ses annexes) même si leurs conséquences ont un effet dommageable sur plusieurs exercices.

 

Article 19 – Clause d’exclusion

 

Aucune indemnité n’est due par OCTOMED (et/ou par son expert-comptable) si le Client ne subit pas de son côté une pénalité financière, et pour toute demande d’indemnités, le Client doit avoir associé pleinement OCTOMED (et son expert-comptable) à toutes les démarches administratives possibles afin de réduire le coût des pénalités, et ce, dès l’origine.

 

Article 20 – Protection des données personnelles

 

La mission confiée par le client à OCTOMED à compter de la signature du présent contrat consiste à réaliser les tâches indiquées dans ledit contrat.

 

Le cabinet OCTOMED est qualifié de responsable de traitement. Le cabinet s’engage à collecter et à traiter toute donnée personnelle en conformité avec toute réglementation en vigueur applicable au traitement de ces données, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 en vigueur et le Règlement européen sur la protection des données personnelles (ci-après dénommé « le RGPD »).

 

Le cabinet est autorisé à traiter les données personnelles nécessaires pour fournir les services prévus dans le présent contrat.

 

La nature des opérations réalisées sur les données est : collecte, enregistrement, conservation, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, effacement ou destruction.

 

Les données personnelles traitées sont celles nécessaires à la réalisation de la prestation d’OCTOMED, notamment relatives à l’identité, aux coordonnées, aux références bancaires, aux revenus et aux données patrimoniales ainsi qu’à la situation familiale du Client et, en cas de besoin, de ses proches, associés et salariés.

 

Les catégories de personnes concernées sont des professionnels libéraux de santé ainsi que, en cas de besoin, de ses proches, associés et salariés.

 

Les finalités du traitement sont de vérifier l’identité du contractant, d’exécuter les engagements contractuels et obligations légales ainsi que d’adresser des informations et contacter le Client.

 

Le cabinet s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés. Les mesures de sécurité mises en place par le cabinet pour assurer la protection des données personnelles comprennent la protection par un logiciel antivirus ainsi que par mot de passe.

 

Notification des violations de données à caractère personnel : Le cabinet s’engage à communiquer au client la survenance de toute faille de sécurité ayant des conséquences directes ou indirectes sur le traitement, ainsi que toute plainte qui lui serait adressée par tout individu concerné par le traitement réalisé au titre du contrat. Cette communication devra être effectuée dans les plus brefs délais par e-mail et au maximum quarante-huit (48) heures après la découverte de la faille de sécurité ou suivant réception d’une plainte. Après accord du cabinet, le client se chargera de la notification éventuelle, au nom et pour le compte du cabinet, à la CNIL et à la personne concernée. Si la notification est nécessaire, celle-ci doit contenir les dispositions prévues par l’article 33 du RGPD et doit être effectuée dans un délai de soixante-douze (72) heures au plus tard après la prise de connaissance initiale de la faille de sécurité ou la réception de la plainte.

 

Pour l’exécution du service objet du présent contrat, les moyens suivants sont mis en place par le cabinet : utilisation de logiciels de traitement de données (traitement de texte, tableur, formatage de document, impression, stockage en nuage, courriel et navigateur web), en logiciel en tant que service (dit on-demand ou SAAS) ou en solution en locale (dit on-premise), accessibles par ordinateurs et smartphones protégés par logiciel antivirus ainsi que par mot de passe.

 

Droit d’information des personnes concernées : Il appartient au cabinet de fournir l’information aux personnes concernées sur les droits dont elles disposent et les finalités du traitement, et de fournir ces informations aux personnes concernées au moment de la collecte des données.

 

Exercice des droits des personnes : Le client doit répondre au nom et pour le compte du cabinet dans le délai d’un (1) mois à compter de la réception des demandes des personnes concernées en cas d’exercice de leurs droits.

 

Afin de pouvoir réaliser la mission objet de la présente lettre de mission, les destinataires des données personnelles sont les collaborateurs et associés du cabinet, ainsi que, le cas échéant, les tiers pour lesquels cette transmission serait nécessaire en vue d’assurer la bonne réalisation du présent contrat. Ces destinataires sont soumis à de strictes obligations de confidentialité et de sécurité et auront accès aux données personnelles pour des raisons strictement professionnelles et limitées à la finalité de traitement.

 

Les sous-traitants du cabinet (Infomaniak, Microsoft et Self-Med, pour des prestations de logiciels informatiques intervenant mode « logiciel en tant que service ») se sont engagés à respecter les obligations mises à sa charge par la règlementation en matière de protection des données personnelles.

 

Les données sont susceptibles d’être conservées pour une durée de trente (30) ans (durée des archives intermédiaires après la fin du contrat fixée selon la durée d’engagement maximum de la responsabilité professionnelle et de l’exposition pénale applicable à la profession d’expert-comptable).

 

A l’issue de ce délai, le cabinet s’engage à restituer au client toutes les données à caractère personnel relatives aux documents reçus du client et établis pour lui. La restitution doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du responsable de traitement.

 

A des fins d’exécution des tâches indiquées dans le présent contrat, vos données peuvent être transférées à Microsoft situé aux Etats-Unis d’Amérique et à Infomaniak situé en Suisse.

 

Le cabinet déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées, comprenant les dispositions prévues par l’article 30 du RGPD. Le cabinet collecte également des données d’identification dans le cadre du présent contrat pour respecter ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et financement du terrorisme. Dans le cadre de ce traitement, le cabinet a la qualité de responsable de traitement et conserve pendant cinq ans, à compter de la fin de la relation d’affaires, les documents et informations relatifs à l’identité des clients, des personnes agissant pour son compte et des bénéficiaires effectifs (article L561-12 du Code monétaire et financier). Le cabinet conserve pendant cinq ans à compter de leur exécution, des documents et informations relatifs aux opérations faites ainsi que des documents consignant les caractéristiques des opérations mentionnées à l’article L561-10-2 du CMF. Ces données peuvent être communiquées aux autorités légales compétentes.

 

Article 21 – Différends

 

En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la prestation ou de différend sur les honoraires, l’expert-comptable s’efforce de faire accepter la conciliation ou l’arbitrage du président du conseil régional des Pays de la Loire de l’ordre des experts-comptables, avant toute action en justice.

 

Article 22 – Droit applicable et attribution de compétences

 

Le Contrat sera régi et interprété selon le droit français. Dans le cas où l’une quelconque des dispositions des présentes conditions générales serait réputée ou déclarée, par décision de justice, illégale ou non écrite, les autres dispositions des présentes conditions générales resteront intégralement en vigueur. Tous les litiges auxquels le Contrat peut donner lieu, notamment au sujet de sa validité, de son interprétation, de son exécution et de sa réalisation seront soumis aux tribunaux compétents relevant du siège social d’OCTOMED, même en cas de pluralité des défendeurs, ce qui est expressément accepté par le Client.